Dokumentenmanagement bei Energieversorgern

von Olaf C. Heinrich

Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen ist ein Baustein, der neue Möglichkeiten und Chancen für Energieversorger eröffnet. Dokumentenmanagement erlaubt den Unternehmen eine verstärkte Kundenorientierung, bei denen Kunden beispielsweise ihre Kundenakte direkt über das Internet einsehen könnten. Der Zugriff sollte hier nicht nur über Abrechnungsdaten geschehen, sondern sämtliche Unterlagen sollten für den Kunden einsehbar und recherchierbar sein. Vertragsabschlüsse und sonstige Aktivitäten sollten über das Internet lieferbar sein. Wenn die traditionellen Energieversorger sich diesem Trend nicht anschließen, werden andere das Geschäft an ihrer Stelle machen - wie es sich durch die neue Konkurrenz schon abzeichnet. Auch für die Energieversorger sind elektronisch eintreffende Aufträge einfacher, schneller und kostengünstiger zu verarbeiten.

Von Olaf C. Heinrich

Inhaltsübersicht:

• DMS-Systemanforderungen
• Integration unterschiedlicher Systeme
• Fazit

DMS-Systemanforderungen

Die bestehende Technik bei den Energieversorgern ist in der Regel veraltet und selten in der Lage, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Da viele Systeme von den eigenen DV-Spezialisten selbst programmiert worden sind, bereitet die Zusammenführung der Informationstechnologie erhebliche Schwierigkeiten. Darüber hinaus stellt sich immer häufiger die Frage welche, oder ob überhaupt, die bereits im Einsatz befindlichen Technologie übernommen und weiter betrieben wird..

Die Anforderungen eines unternehmensweiten DMS (Dokumentenmanagement-System) sind im Allgemeinen Offenheit und Skalierbarkeit von Servern, Speichermedien sowie Eingabe- und Ausgabegeräten, außerdem die Erweiterung von Funktionen, Benutzern oder Arbeitsgruppen aufgrund neuer Prozesse oder Applikationen. Auch die Verteilbarkeit von Information ist eine der wesentlichen Anforderungen.

Integration unterschiedlicher Systeme

Über eine Migration können Systeme in ein einzelnes System zusammenlaufen. Das ist in der Regel jedoch sehr kostspielig und zeitlich häufig nicht möglich. Da sich die Kosten proportional zur archivierenden Datenmenge verhalten, ist das Migrationsverfahren ab einem bestimmten Datenvolumen nicht mehr effizient. Auch die Einbindung von Kommunikationstechniken, Browsertechnologien und die damit verbundenen Programmiersprachen wie z.B. Java, spielen bei der Migration eine entscheidende Rolle. Idealerweise sollte ein Integrator schon bei der Implementierung ein Migrationskonzept erstellen. Damit wird meist die Schnittstelle geschaffen, die für eine spätere Migration notwendig ist. In der Praxis wird dies jedoch meistens nicht, oder nur selten berücksichtigt.

Eine Alternative zur Migration stellt der Einsatz einer sogenannten Middleware dar. Diese erlaubt eine Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme unter einer einheitlichen Oberfläche. Der Benutzer merkt nicht, aus welchem Teil er gerade die angeforderten Informationen bezieht.

Die unterschiedlichen Geschäftsstellen der Energieversorger müssen bei der Integration gesondert betrachtet werden, da hier mehrere komplexitätssteigernde Faktoren zusammentreffen. Zum einen sind die Kunden und Mitarbeiter direkt von der Umstellung betroffen. Zum anderen sind die Dokumentensysteme von Ort zu Ort unterschiedlich organisiert, von der reinen Papierablage bis hin zu unterschiedlichen Soft- und Hardwaresystemen. Deshalb muss das DMS von Ort zu Ort unterschiedlich betrieben werden. In diesem Zusammenhang ergibt sich ein zusätzliches Problem wenn bestimmte Software-Funktionalitäten für alle Geschäftsstellen gleichzeitig installiert werden müssen. Bei der Integration von Systemen ist daher eine eigene Logistik mit Elementen der Hard-/Software-Lösungen zu organisieren und zu testen. Dazu zählt beispielsweise die Einrichtung eines zentralen Helpdesks und die Organisation von Schulungs- und Trainingsprogrammen.

Fazit

Eine erfolgreiche DMS-Einführung bei Energieversorgern kann demnach nur geschehen, wenn ein klares Verständnis der Ausgangslage vorhanden ist und Ziele eindeutig definiert sind. Zum ersten Punkt lässt sich sagen, dass Abläufe gut dokumentiert sein müssen. Ist dies nicht der Fall, so muss zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen. Um die Unsicherheit beim Kunden so schnell wie möglich beseitigen zu können, muss eine Umsetzung ohne Zeitverlust vollzogen werden können. Changemanagement ist im Zusammenhang einer umgestalteten Unternehmensorganisation und -zielsetzung von großer Wichtigkeit. Die DV-Organisation muss darüber hinaus auch auf ihre planerische Flexibilität geprüft und gegebenenfalls umgestaltet werden.