Projektcontrolling macht Wissensmanagement erst möglich

von Harald Krines

Ein zeitgemäßes Projektmanagement lässt sich heute nur noch über IT-gestützte Systeme erreichen - vor allem bei einer großen Zahl von standortübergreifenden Wissensprojekten. Doch eine fundierte Projektplanung allein, sichert noch nicht die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens in diesem Bereich. Zeitgemäße Projektmanagementsysteme integrieren deshalb Funktionen für ein effektives und zeitnahes Projektcontrolling anhand aktueller Daten. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Ein integriertes Projektcontrolling schafft Transparenz über Projekte im gesamten Unternehmen und sorgt für ein verbessertes Wissensmanagement unter den Projektmitarbeitern. Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen und können zur Rejustierung der Projektplanung eingesetzt werden.

Projektcontrolling macht Wissensmanagement erst möglich

Von Harald Krines

Inhaltsübersicht:

• Projektmanagement und Controlling
• Aus Fehlentwicklungen lernen
• Geringer Zeitaufwand steigert die Akzeptanz

Während das projektorientierte Arbeiten früher fast ausschließlich in der Baubranche oder Architekturbereich eingesetzt wurde, hat sich der Projektgedanke mittlerweile in den meisten Bereichen als grundlegendes Instrument zur Steuerung von Wissensmanagement durchgesetzt. Zu dieser Entwicklung beigetragen haben vor allem sinkenden Margen und die schlechte gesamtwirtschaftliche Situation. Dem Projektmanagement kommt in diesem ökonomischen Umfeld die Aufgabe zu, diese Entwicklung durch eine effektive Steuerung von Ressourcen und Leistungen zu optimieren: Für schnelle Reaktionen und zuverlässige Analysen sollte ein passendes Projektmanagementsystem ein effektives Projektcontrolling beinhalten.

Projektmanagement und Controlling

Klassische Projektmanagementsysteme unterteilen sich in die zwei Bereiche Projektplanung und Projektcontrolling. Aufgabe des Projektcontrollings: Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Terminen eines Projektes. Die Aufgabe des Controllings liegt also in der Etablierung und Bereitstellung von Infrastrukturen für Planung, Kontrolle, Steuerung und Informationsbeschaffung. Dementsprechend fokussiert die betreffende DIN 69904 das Projektcontrolling auch auf die "Sicherung des Erreichens wirtschaftlicher Projektziele". Als Bezugsgrößen für Projektziele gelten dabei Leistungen, Termine, Ressourcen und Finanzen, die sich zu einander interdependent verhalten. Das heißt, dass jede Änderung der Projektparameter Auswirkungen auf die restlichen Bezugsgrößen hat.

Aus den im Projektplan fixierten Start- und Endtermin und der von den Mitarbeitern in das System eingegeben Daten entwickelt das System einen umfassenden Überblick über den Projektstatus. Das bedeutet Soll-Ist-Darstellungen von Aufwand, Fertigstellungsgraden und Kosten auf allen Ebenen liefern einen aktuellen Projektstand per Mausclick. Folgende Faustegel gilt dabei: Umso aktueller Berichte erstellt und umfassend die Datenbasis ist, umso frühzeitiger lassen sich die Ursachen von Abweichungen profiliert erkennen und zeitnah gegenlenken.

Aus Fehlentwicklungen lernen

Besonders wichtig für das Projektcontrolling ist die adäquate Evaluierung der auf das Projekt bezogenen Investitionsausgaben. Hier sollte eine Kostenträgerrechnung eingesetzt werden, die den Projektfortschritt am Bearbeitungsgrad misst - eine reine Betrachtung der aufgelaufenen Kosten wird als nicht ausreichend betrachtet. Das Projektcontrolling in PQM - der Projektmanagementsoftware des Usinger Projektmanagementspezialisten PUS GmbH - erlaubt darüber hinausgehend, nicht nur die ermittelten Aufwände- und Kosten nach Projektabschluss zu überprüfen und zu ermitteln, ob der ROI eingehalten wurde: Mit PQM lassen sich zudem erstmals Projekte gezielt mit detaillierten Planabweichungsanalysen nach betrachten und alle entstandenen Planabweichungen erfassen. Jede Planabweichung wird im System klassifiziert - eine spezielle Planabweichungsanalyse informiert den Anwender über Ursache und Zusammensetzung der Abweichungen. Auf Basis dieser Informationen können im System Korrekturmaßnahmen erarbeitet und in Checklisten und Projektvorlagen abgebildet werden. Dadurch lernen die Mitarbeiter die gestellten Aufgaben zunehmend besser einzuschätzen und die Planung zukünftiger Projekte zu optimieren.

Geringer Zeitaufwand steigert die Akzeptanz

Natürlich können Berechnungen und Analysen nur so verlässlich sein, wie die Daten, auf deren Grundlage sie erhoben werden: Ein Projektcontrolling steht und fällt deshalb mit der Akzeptanz des Systems unter den Mitarbeitern. Deshalb setzen die Entwickler von PQM auf eine Aufwandserfassung über individuell definierbare To Do-Listen. Die ins Projekt eingebundenen Mitarbeiter geben einzig die auf die einzelnen Arbeitspakete aufgewendeten Stunden und den Fertigstellungsgrad ein. Damit kann das System gleichzeitig eine zuverlässige Datenbasis und geringe Zeitaufwände für die Eingabe garantieren: maximal drei Minuten pro Mitarbeiter und Tag. Optional bieten vorbildhafte Systeme die Einbindung externer Mitarbeiter per Internet an - das ermöglicht ein optimiertes Projektmanagement und -controlling auch für überregional arbeitende Projektgruppen. Doch die Einbindung in das System ist keine Einbahnstraße: Die durch die Mitarbeiter erfassten Daten werden nicht nur zentral vorgehalten und aufgearbeitet, sondern können dank Netzwerktechnik an jede Stelle des Unternehmens kommuniziert werden, so dass überall Transparenz über den Projektstatus herrscht. Zusätzliche Projektmeetings und Rücksprachen erübrigen sich damit.