Bedarfsberechnungen machen Forschungsarbeit planbar

von Thomas Möller

Die Entwicklung neuer Medikamente ist eines der komplexesten Aufgabenfelder im Pharmabereich. Zwischen der initialen Forschung und der Markteinführung liegen mitunter tausende Manntage und Kosten in Milliardenhöhe. Nur ein professionelles Projektmanagement sowie eine ausgeklügelte Bedarfs- und Budgetplanung garantieren dabei den kontinuierlichen Entwicklungsfortschritt.

Von Thomas Möller

Inhaltsübersicht:

• Professionelle Projekt- und Budgetplanung
• Detaillierte Bedarfsplanung
• Fazit

In kaum einer Branche sind die Entwicklungszyklen und -prozesse so aufwändig wie in der Pharmaindustrie. Bis ein neues Medikament konzipiert, entwickelt, klinisch getestet und schließlich für den Markt zugelassen ist, können zehn Jahre und mehr vergehen. Transparenz und Planbarkeit bei der Entwicklungsarbeit ist für Pharmaunternehmen deshalb oberstes Gebot.

Professionelle Projekt- und Budgetplanung

Merck, einer der bedeutendsten Pharma- und Chemiekonzerne mit Stammsitz in Darmstadt und Tochterunternehmen in 54 Ländern, ist das Problem konsequent angegangen. Ein System namens „PIMS“ (Project Integration Management System) sorgt für weltweite Planbarkeit und Ressourcenkontrolle der Forschungsprojekte bei dem Pharmariesen, für den weltweit rund 29.100 Mitarbeiter tätig sind.

Die Softwarebasis von PIMS stellt die Projekt- und Portfoliomanagementlösung OPX2 von Planisware dar. Implementiert und auf den Bedarf der Pharmaforschung angepasst wurde die Software durch die Le Bihan Consulting GmbH.

Eine federführende Rolle für das Entstehen des PIMS Projekts bei Merck spielten Dr. Thomas Welge und sein Nachfolger Dr. Franz-Werner Kluxen, heute Senior Manager R&D Information Systems bei Merck. Nachdem das Unternehmen 2003 und 2004 noch mit Insellösungen wie MS Project gearbeitet und Budgetplanungen mit Hunderten Excel-Sheets betrieben hatte, wurde klar, dass nur eine datenbankbasierte, übergreifende Lösung für die notwendige Transparenz sorgen würde. „In der Evaluationsphase haben wir uns eigentlich alles angesehen, was an datenbankbasierten Systemen auf dem Markt erhältlich war“, erinnert sich Dr. Welge. „Besonders wichtig waren uns große Flexibilität und Anpassbarkeit.“ Schließlich überzeugte die offene und flexibel anpassbare Struktur von OPX2 und dessen Möglichkeit, Einzel- und Multiprojektmanagement zu integrieren.

Merck hat sich bei der Ausgestaltung der Projektmanagement-Software genauestens an den Prozessen orientiert, die die Organisationsvorschriften für die Medikamentenentwicklung vorgeben. Viele dieser Standards lassen sich auf die strengen gesetzlichen Vorgaben zurückführen, denen die Pharmaforschung unterliegt. Das System wurde bei Merck 2004 erstmals implementiert und wird seither kontinuierlich weiterentwickelt. Dr. Franz-Werner Kluxen erläutert: „Heute planen und kontrollieren wir das gesamte Entwicklungsprojekt eines Medikaments mit dieser Lösung, von der präklinischen Laborforschung, der Entwicklung des Wirkstoffs, über die klinischen Studien bis hin zur Markteinführung. Die Software läuft auf Server und Backup-Server in der Konzernzentrale in Darmstadt. Weltweit greifen Merck-Projektmanager über das Intranet auf das System zu, daher haben wir es auf Englisch implementiert.“ Zu den annähernd 400 Anwendern im Unternehmen zählt ein Kern-Team von 20 bis 30 Planern für Projekte, cirka 120 Resource-Manager, aber auch eine Controlling-Gruppe, die Human-Resources-Administration und die Portfolio-Gruppe. Für das Projektcontrolling ist das System die führende Lösung bei Merck. Es berechnet nicht nur die Planzahlen, sondern auch die Ist-Zahlen fließen in das System zurück.

Detaillierte Bedarfsplanung

Ein Highlight in der Installation von Merck stellt das so genannte Parametric Estimation Modul dar, das der Bedarfsplanung der klinischen Studien dient. Auf Basis umfangreicher Erfahrungswerte hat Merck Parametern entwickelt, mit denen das Unternehmen den einer Studie genau prognostizieren kann. Angesichts der Tatsache, dass für eine klinische Studie leicht tausend oder zweitausend Personentage zu veranschlagen sind, ist Planungssicherheit von besonderer Bedeutung.

Eine der neuesten Weiterentwicklungen bei dem Pharmakonzern ist das Planungssystem Comet. Es dient der Medikationsplanung bei klinischen Studien und wird seit dem Jahr 2006 weltweit eingesetzt. "Bisher sind in das System zirka 200 klinische Studien eingespeist, deren Medikationsbedarf weltweit mit Comet geplant wird. Neben Europa ist der Raum Asia Pacific, Südamerika und der Nahe Osten vertreten", berichtet Dr. Kluxen. "So wird sowohl der Medikationsverbrauch eigener klinischer Studien geplant als auch der Medikationsbedarf, der aus Kooperationen mit Ärzten in so genannten Investigator Sponsored Studies entsteht. Diese Studien sind überwiegend im Therapiefeld Onkologie angesiedelt, mit einem breiten Indikationsspektrum. Obwohl diese Studien meist lokal geplant und durchgeführt werden, liegen dem Unternehmen dank des Planungstools die Zahlen über den erwarteten Medikationsbedarf immer zentral vor. Auch die Kosten für die Medikation pro Studie und Jahr sind ersichtlich."

Fazit

Dr. Franz-Werner Kluxen zieht ein positives Fazit: "Der globale Zugang und der globale Überblick über unsere Forschungs- und Entwicklungsprojekte hat unsere Ressourcenplanung genauso deutlich verbessert wie das Projektcontrolling. Hunderte von Mitarbeitern profitieren unmittelbar davon, dass sich die Planungsprozesse beschleunigt haben. Die Nutzung dieser Projektmanagementlösung hat uns auch völlig neue Auswertungsmöglichkeiten eröffnet", fährt Dr. Kluxen fort. "Wir können jetzt zuverlässig sehen, wie viele Stunden wir für welche Projekte aufwenden müssen. Das ermöglicht uns eine viel genauere Personalplanung."