PowerPoint-Folien effizient und komfortabel verwalten

von Kai Vorhölter

Mit einem Vortrag der besonderen Art beginnt das Jahr 1987: Zu spät bemerkt der Fernsehsender ARD, dass statt der aktuellen Neujahrsansprache von Bundeskanzler Helmut Kohl, die Rede vom Vorjahr ausgestrahlt wurde. Im selben Jahr kommt es zu einem zweiten – weniger amüsanten, aber relevanteren Ereignis - das sich in der Folge auf fast jeden Vortrag und jede Präsentation auswirkt: Der IT-Gigant Microsoft übernimmt das Unternehmen Forethought und dessen Software Presenter, die kurz danach auf Windows portiert wird und seither als PowerPoint bekannt ist. Die Software ist heute das am weitesten verbreitete Präsentationsprogramm. Nach Schätzungen von Microsoft werden mit PowerPoint aktuell täglich 30 Millionen Präsentationen erstellt. Trotz des Erfolgs der Software liegen Präsentations-Frust und PowerPoint-Lust oft eng nebeneinander.

Inhaltsübersicht:

• Schöne neue PowerPoint-Welt?
• Effiziente Suchfunktion
• Strukturen schaffen und Details erkennen
• Auf Nummer sicher gehen
• Viele Wege führen nach Rom…

Es gibt viele gut gemeinte – und einige gut gemachte – Ratgeber zum Thema „Präsentieren mit PowerPoint“. Und dennoch: Vor allem Vertriebsleiter und Marketingverantwortliche kämpfen regelmäßig mit den unerwünschten Nebenwirkungen der Software. Der Ursprung liegt meistens in einer verwirrenden Anzahl verschiedener Präsentationen zum selben Thema, mangelhaft umgesetzten Design-Richtlinien sowie fehlender Transparenz und unklaren Zugriffsrechten. Die Folgen daraus liegen auf der Hand: Fehlerhafte Präsentationen, der Verlust an Informationen, Ineffizienz durch Mehrarbeit und schlimmstenfalls sogar Rechtsstreitigkeiten wegen der Verletzung von Rechten Dritter. Eine Lösung für diese Probleme bieten datenbankbasierte Software-Programme, welche die bekannten PowerPoint-Versionen unterstützen und das Management der Folien spürbar erleichtern.

Schon Schüler erfahren, wie sie Mitschülern mit PowerPoint ihre Referate schmackhaft machen können. Auch an Universitäten kommen Professoren und Studenten nicht ohne die Software aus – der sichere Umgang mit PowerPoint wird vorausgesetzt. Für die etwas älteren Semester bieten die Volkshochschulen regelmäßig Kurse an, in denen das Gestalten von Folien gelehrt und trainiert wird. Und doch gibt es immer wieder Probleme bei der Anwendung.

Schöne neue PowerPoint-Welt?

Ein häufig auftretendes Problem ist die Uneinheitlichkeit von Folien. Oft werden Schriftarten geändert, Logos vergrößert sowie Farben ausgewählt und Tabellen umformatiert. Die Außenwirkung kann dabei fatal sein: Die inkonsistente Gestaltung verwirrt nicht nur das Publikum, sondern hat einen negativen Einfluss auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens. Im schlimmsten Fall sind potentielle Kunden so irritiert, dass Geschäftsabschlüsse nicht zustande kommen.

Deswegen lohnt es sich, auf eine Software zurückzugreifen, welche die Konsistenz aller Präsentationen und Folien im Bereich Gestaltung sicherstellt. Durch zentrale Übersichts- und Gestaltungsfunktionen können so Verstöße gegen die Layout- und Design-Richtlinien rasch entdeckt, nachvollzogen und im Handumdrehen korrigiert werden.

Wenn sich die Design- und Layout-Richtlinien dabei als unpassend erweisen, lohnt es sich, eine Agentur mit an Bord zu holen, die die Folien für das Unternehmen so gestaltet, dass sie das sogenannte Corporate Design des Unternehmens transportieren.

Effiziente Suchfunktion

Eine zentrale Übersicht hat zudem einen weiteren entscheidenden Vorteil: Abteilungen oder ganze Unternehmen haben einen Überblick, welche Folien bereits vorhanden sind und welche Themen damit abgedeckt werden.

Die Folge: Bereits existierende Folien können übernommen und müssen nicht zum wiederholten Male neu entwickelt werden. Dadurch entsteht ein großes Plus an Effizienz, da sich die Mitarbeiter so bessert auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und nicht mit der Erstellung neuer „alter“ Folien beschäftigt sind.

Eine leistungsfähige Such- und Übersichtsfunktion bringt aber noch weitere Pluspunkte: Mitarbeiter, die an einer Präsentation arbeiten, können sich inspirieren lassen und Ideen ihrer Kollegen übernehmen, die diese in der Vergangenheit bei besonders erfolgreichen Präsentationen umgesetzt haben.

Somit ist auch ein effizienter Wissenstransfer gewährleistet, der viele Vorteile mit sich bringt: Gute Ideen und Lösungen gehen nicht verloren und besonders gelungene Folien stehen auch anderen Kollegen zur Verfügung. Auch Folien, welche die Mitarbeiter selbst entwickelt haben, sind mit einer zentralen und leistungsfähigen Such- und Übersichtsfunktion einfach zu finden, wodurch Budgets und vor allem Nerven geschont werden.

Strukturen schaffen und Details erkennen

Als besonders nützlich haben sich Suchfunktionen erwiesen, die eine Recherche nach Schlagworten, freien Begriffen, Metadaten, Titel, Themen, Autoren und dem Datum erlauben. Auch die Gliederung aller bestehenden Präsentationen und Folien in Form einer Baumstruktur erleichtert es, einzelne Dokumente und Inhalte bei Bedarf rasch zu finden. Sehr anwenderfreundlich ist eine entsprechende Software vor allem dann, wenn Vorschaubilder zu den jeweiligen Folien automatisch angezeigt werden, um die Auswahl zu vereinfachen.

Hier kann auch eine Agentur zurate gezogen werden, die den kompletten Folienbestand neu strukturiert und in der Software eine entsprechende Systematik anlegt, nach der auch alle neuen Folien abgelegt und kategorisiert werden.

Optimal unterstützt werden die Mitarbeiter zudem dann, wenn die Software die Erstellung neuer Präsentationen aus bestehenden Folien via „Drag & Drop“ unterstützt. Der Nutzer muss nur die Folien auswählen und in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Sollten die neu zusammengestellten Folien in Sachen Layout und Design nicht identisch sein, so ermöglichen professionelle Lösungen den Übertrag eines konsistenten Layouts auf alle Folien, die zu einer neuen Präsentation zusammengefügt wurden.

Auf Nummer sicher gehen

Neben einem unprofessionellen Erscheinungsbild und der Vergeudung kostbarer Arbeitszeit durch das Suchen und mehrmalige Erstellen von Folien drohen bei mangelhaftem Management von Präsentationen weitere Gefahren: beispielsweise Gewährleistungs- und Haftungsrisiken.

Diese treten immer dann auf, wenn Mitarbeiter entweder irrtümlich oder wider besseren Wissens in Präsentationen Inhalte verwenden, die nicht zur externen Kommunikation freigegeben sind oder die das Recht am geistigen Eigentum Dritter verletzten. Beispiele dafür sind:

• Mitarbeiter verwenden Grafiken und Bilder, die sie via Google gefunden haben.
• Man verwendet Logos von Firmen für Referenzlisten, ohne vorher die Einwilligung des betreffenden Unternehmens einzuholen.
• Leistungs- und Produktbeschreibungen entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand.
• Es werden Projekt- oder Kundeninterna ohne Erlaubnis veröffentlicht.

Diese Risiken können durch eine datenbankbasierte Managementlösung für Präsentationen und Folien minimiert werden, was einem Unternehmen im Ernstfall kostspielige Schadensersatzzahlungen ersparen kann.

Das Thema Sicherheit ist noch aus einem weiteren Blickwinkel zu betrachten: So sind die Zugriffsrechte auf Präsentationen und einzelne Folien oft nicht geregelt. Häufig werden Dokumente für andere Nutzer entweder komplett gesperrt oder in Ordnern abgelegt, auf die nur eine spezielle User-Gruppe Zugriff hat.

Wesentlich praxistauglicher und komfortabler sind dabei Lösungen, die nutzerfreundliche Administrationsfunktionen und transparente Zugriffshistorien bieten. So ist es möglich, exakt zu regeln, welche Inhalte von welchem Mitarbeiter eingesehen, genutzt oder geändert werden können. Außerdem wird dokumentiert, wenn ein Nutzer ein Dokument öffnet und eine neue Version erstellt. Im Idealfall werden auch die einzelnen Veränderungen dokumentiert und sämtliche Versionen einer Folie – von der Erstellung bis zum aktuellen Stand – gesichert.

Viele Wege führen nach Rom …

… und zu einer professionellen Lösung für effizientes Folienmanagement. Immer noch weit verbreitet ist eine Software, die entweder auf jedem einzelnen Rechner oder zentral auf dem Firmenserver installiert und betrieben wird. Folglich nutzen die Mitarbeiter die Software über ein Unternehmensnetzwerk.

Vor allem für Vertriebsmitarbeiter, die häufig unterwegs sind, ist diese Variante jedoch weniger geeignet. Hier bieten sich Lösungen an, die als Application-Service-Provider (ASP)- oder Software-as- a-Service (Saas)- Dienste angeboten werden. In diesen Fällen wird die Lösung auf den Servern eines Dienstleisters betrieben, auf die auch mobile Mitarbeiter über das Internet und eine sichere Verbindung zugreifen können. Abgerechnet wird hierbei entweder über den Umfang der Nutzung oder über ein Lizenzmodell. So sparen sich Unternehmen die Anschaffungskosten sowie den Wartungs- und Serviceaufwand, der von dem jeweiligen Dienstleister übernommen wird.

Es gibt also viel zu beachten – aber auch viel zu gewinnen – wenn Unternehmen bei der Organisation und dem Erstellen von Präsentationen nicht ausschließlich auf PowerPoint und den guten Willen der Mitarbeiter setzen. Wer bei der Auswahl einer unterstützenden Software alle entscheidenden Aspekte abwägt, kann sicher sein, künftig eine Menge Zeit zu sparen und die Qualität der Präsentation dauerhaft zu steigern.