Der Schattenprojektmanager als Partner für erfolgreiche Projektleitung

von Josef Heger, Dr. Peter Hohmann, Dipl.-Volkswirt Dr. Holger Hoheisel

Die Quote von nicht erfolgreich abgeschlossenen Projekten in der IT ist hoch. Gründe dafür gibt es viele: Komplexität in Projekten, Fehlentscheidungen, menschliche Schwächen, unerfahrene Projektleiter, personelle Fehlbesetzungen, unzureichende Ressourcen, Parallelität von Tätigkeiten oder mangelnder Überblick führen dazu, dass Projekte zu spät, zu teuer oder schlimmstenfalls gar nicht abgeschlossen werden. Ein allgemeingültiges Konzept zur Verhinderung von Projektmisserfolgen gibt es nicht, da die Ursachen vielfältig sind. Die Probleme entstehen bereits bei der Begründung der Projekte. Denn oft werden Projekte dann aufgesetzt, wenn eine Problemstellung nicht mehr im Rahmen einer operativen Aufgabe gelöst werden kann oder ein Missstand dauerhaft angeprangert wird.

Inhaltsübersicht:

• Rollenprofil des SPM
• Fachliche und persönliche Eigenschaften des SPM
• Auswahl- und Einsatzindikatoren
• Fazit

Die Probleme entstehen bereits bei der Begründung der Projekte. Denn oft werden sie dann aufgesetzt, wenn eine Problemstellung nicht mehr im Rahmen einer operativen Aufgabe gelöst werden kann oder ein Missstand dauerhaft angeprangert wird. Ein IT-Mitarbeiter wird beispielsweise zum Projektleiter ernannt, weil er sich in der Vergangenheit um das betroffene Thema gekümmert oder den Missstand immer wieder zur Diskussion gestellt hat. Das Problem: Häufig hat er keine Erfahrung als Projektleiter und ist außerdem fachlich geprägt. Das Projektmanagement wird als eine zu lösende Organisationsaufgabe angesehen und als bewältigbar eingeschätzt. Eine externe Unterstützung des Projektmanagements wird als unnötig eingestuft oder gar als Schwäche des Projektleiters interpretiert. Viele Probleme in Projekten entstehen jedoch gerade durch ein fehlendes professionelles Management und eine schwache Projektführung. Die Lösung kann ein sogenannter Schattenprojektmanager (SPM) sein.

Ein SPM ist ein erfahrener Projektmanager, der im Hintergrund, also nicht als offiziell benannter Projektleiter, agiert. Ziel des SPM ist es, den Projektleiter bei der Erfüllung seiner neuen Aufgaben im Projekt zu unterstützen und den Projektverlauf positiv zu beeinflussen. Dies kann in Form eines Coaching, als „Training on the Job“ oder als Hilfestellung bei Krisenbewältigung erfolgen. Der Projektleiter wird durch den SPM in seiner Persönlichkeit wie auch in den fachlichen Belangen der Projektorganisation unterstützt

Rollenprofil des SPM

Ein SPM muss ein erfahrener Projektleiter und eine gestandene Persönlichkeit sein, der mit seiner eigenen Erfahrung den Leiter eines Projekts unterstützt, persönlich berät, coacht und ausbildet. Ein SPM tritt gegenüber den Projektteilnehmern nicht als Verantwortlicher auf, sondern wirkt als temporäre Unterstützung im Projekt mit, ist Vertrauter und gleichzeitig Personalentwickler des Projektleiters. Somit wirkt der SPM nur indirekt, also über den offiziellen Projektleiter, auf das Projekt ein.

Weitere Aufgaben sind die Steuerung und Organisation sowie die kritische Beobachtung des Projekts, Hilfe bei der Risikoeinschätzung, Unterstützung bei der Krisenbewältigung, neutraler Ansprechpartner für die Geschäftsführung und „Trainer on the Job“.

Der SPM ist in der Regel ein unternehmensexterner Mitarbeiter. Fachliche Nähe zum Projekt ist empfehlenswert, da hierdurch eine noch bessere projektinhaltliche Abstimmung zwischen dem Projektleiter und SPM möglich ist. Außerdem wird die Rollenverteilung zwischen Projektleiter (im Vordergrund) und SPM (im Hintergrund) beim Projektmanagement einfacher, wenn der SPM als fachlicher Experte in das Projektteam geholt wird. Abteilungsexterne Mitarbeiter oder Mitarbeiter von Stabsabteilungen von Unternehmen sind ebenfalls gut geeignet, da hierdurch die nötige Neutralität gegenüber dem eigentlichen Projektleiter möglich ist.

Fachliche und persönliche Eigenschaften des SPM

Die besondere Herausforderung für einen SPM besteht letztlich darin, den Projektleiter bei der Zielerreichung des Projekts fachlich und organisatorisch zu unterstützen, ihn zu fördern und seine eigene Profilierung hinten anzustellen. Dies erfordert neben den fachlichen Kompetenzen und Erfahrungen im Projektmanagement auch starke Persönlichkeiten und entsprechende Eigenschaften.

Folgende fachliche Eigenschaften muss ein SPM mitbringen:

• Fachexperte zum Projektthema.
• Praktische Erfahrungen mit dem Management von Projekten unterschiedlicher Größen.
• Praktische Erfahrungen im Bereich Coaching und Mitarbeiterführung.

Folgende persönliche Eigenschaften muss ein SPM mitbringen:

• Coachingerfahrung, Kommunikationsfähigkeit und vor allem Menschenkenntnis.
• Kein Zwang zur Profilierung.
• Führungsfähigkeit und Sozialkompetenz.

Wann hat ein SPM eine positive Wirkung auf ein Projekt? Bei der Klärung dieser Frage unterscheidet man zwei Szenarien, in denen ein SPM ins Projekt integriert wird:

• Einsatz des SPM als Coach des Projektleiters: Neben den fachlichen und persönlichen Eigenschaften des SPM ist in diesem Szenario vor allem die Offenheit und Bereitschaft sowohl des Projektleiters als auch von dessen Management ein entscheidender Erfolgsfaktor.
• Einsatz des SPM zur Bewältigung einer Krise: Bei diesem Szenario ist das Projekt in einer Schieflage und es muss gegengesteuert werden. Durch den SPM muss ein nachhaltiger Chancenprozess im Projekt eingeleitet werden. Das Management muss bereit sein, mit Hilfe eines SPM einen solchen Projekt-Chancen-Prozess einzuleiten.

Wichtig ist auch die Bestimmung der organisatorischen Eingliederung des SPM in ein Projekt. Hierdurch wird formal bestimmt, welche Rechte und Pflichten ein SPM hat. Im Sinne der Aufbauorganisation kann der SPM als Stabstelle des Projektleiters angesehen werden. Damit hat der SPM nur beratende Aufgaben und keine Weisungsbefugnisse im Projekt.

Strukturen schaffen und Details erkennen

Als besonders nützlich haben sich Suchfunktionen erwiesen, die eine Recherche nach Schlagworten, freien Begriffen, Metadaten, Titel, Themen, Autoren und dem Datum erlauben. Auch die Gliederung aller bestehenden Präsentationen und Folien in Form einer Baumstruktur erleichtert es, einzelne Dokumente und Inhalte bei Bedarf rasch zu finden. Sehr anwenderfreundlich ist eine entsprechende Software vor allem dann, wenn Vorschaubilder zu den jeweiligen Folien automatisch angezeigt werden, um die Auswahl zu vereinfachen.

Hier kann auch eine Agentur zurate gezogen werden, die den kompletten Folienbestand neu strukturiert und in der Software eine entsprechende Systematik anlegt, nach der auch alle neuen Folien abgelegt und kategorisiert werden.

Optimal unterstützt werden die Mitarbeiter zudem dann, wenn die Software die Erstellung neuer Präsentationen aus bestehenden Folien via „Drag & Drop“ unterstützt. Der Nutzer muss nur die Folien auswählen und in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Sollten die neu zusammengestellten Folien in Sachen Layout und Design nicht identisch sein, so ermöglichen professionelle Lösungen den Übertrag eines konsistenten Layouts auf alle Folien, die zu einer neuen Präsentation zusammengefügt wurden.

Auswahl- und Einsatzindikatoren

Die nachfolgende Tabelle listet Indikatoren und Einsatzgründe für einen SPM auf. Mit dieser Tabelle kann überprüft werden, ob der Einsatz eines SPM in einem Projekt sinnvoll ist. Hierbei können Indikatoren zu Beginn und sich verändernde Bedingungen während der Projektlaufzeit unterschieden werden.

Wenn mehrere Punkte zu Beginn oder während des Projekts diagnostiziert werden, sollte man über den Einsatz eines SPM nachdenken.

Der SPM stellt eine Form der proaktiven oder aktiven Unterstützung eines Projekts und dessen Projektleiter dar. Ziel ist die Erhöhung der Wahrscheinlichkeit für einen Projekterfolg.

Während der Projektlaufzeit sammelt ein Projektleiter eine Fülle von Erfahrungen und entwickelt sich automatisch weiter. Wird er durch einen SPM unterstützt und erhält der Projektleiter somit ein gezieltes Coaching, dann kann dieser Effekt sowohl strukturiert gesteuert als auch verstärkt werden. Die nachfolgende grafische Darstellung zeigt die Entwicklung eines Projektleiters mit und ohne Unterstützung eines SPM.

Fazit

Der SPM ist ein neuer Begriff im Umfeld des Projektmanagements. Daher handelt es sich bei den vorstehenden Ausführungen um einen ersten Ansatz zur Definition eines SPM im Hinblick auf seine Rolle, die Aufgaben, das Anforderungsprofil oder die organisatorische Eingliederung in ein Projekt. Der Begriff ist zur Diskussion gestellt und muss in Theorie und Praxis weiter untersucht werden.

Den Überlegungen müssen daher weitere Diskussionen und empirische Untersuchungen in der Praxis folgen. Nur hierdurch kann bestimmt werden, wie hoch die Wirksamkeit und der Erfolg eines SPM ist. Letztlich ist dies notwendig, um bestimmen zu können, ob der Einsatz eines SPM wirtschaftlich ist.

Die ungekürzte Fassung des Artikels finden Sie unter: http://bit.ly/Lk5XNI