BPM mit SharePoint

von Roman Rauper

Mit der Änderung des Qualitätsstandards ISO 9001 zur Jahrtausendwende hat in vielen Betrieben ein Umdenken stattgefunden. Der Fokus liegt nun nicht mehr allein auf Produktqualität, Messresultaten oder Fehlermeldungen, sondern vor allem auf dem Prozesswissen der Mitarbeiter und der Prozessüberwachung. ISO 9001 beschrieb erstmals eine Prozesslandkarte mit einer klaren Darstellung der Prozessverantwortung des Managements, sowie Unterscheidung der wertschöpfenden, unterstützenden und überwachenden Prozesse.

Inhaltsübersicht:

• Wer macht was, wann, wo und womit
• BPM-Anforderungen an SharePoint
• Jederzeit zugänglich und einfach benutzbar
• Mehrsprachigkeit im Mittelpunkt
• Wer macht was?
• Mitarbeiterverzeichnis und Dokumentenmanagement sind ein Muss
• Wichtige Informationen schnell finden und bewerten

Im Jahr 1932 veröffentlichte Fritz Nordsieck erstmalig seine schaubildliche Erfassung der Aufbau- und Ablauforganisation im deutschsprachigen Raum. Diese Art der Prozessbeschreibung hat sich bis heute gehalten. Trotzdem dauerte es knapp 70 Jahre bis die Internationale Standard Organisation (ISO) den Qualitätsstandard ISO 9001 im Jahr 2000 verstärkt auf die Prozessqualität ausrichtete.

Wer macht was, wann, wo und womit

Das Management Team von Forbo-Belting in Asien sowie das weltweite Qualitätsmanagement(QM)-Netzwerk beschäftigte seit Anfang des neuen Jahrtausend intensiv mit:

• einer besseren Einbindung der Mitarbeiter in Prozessdefinition und dem Austausch von Prozesswissen,
• der kontinuierlichen Verbesserung und Prozessstandardisierung über Ländergrenzen hinweg,
• der einfachen Pflege von Prozessänderungen, Dokumenten und Vorlagen,
• der Grundsatzdiskussion „wer macht was, wann, wo, womit und nach welchen Vorgaben“.

Mit der Forbo-internen IT-Abteilung wurde 2002 für die Region Asien-Pazifik ein eigenes Prozessmanagementsystem (BPM-System) auf Basis von Lotus Notes erarbeitet. Obschon nach heutigen Maßstäben nicht vollkommen, ermöglichte die Applikation eine Effizienzsteigerung in der Administration des Prozessmanagements von über 50 Prozent.

BPM-Anforderungen an SharePoint

Im Jahr 2008 entschied man sich bei dem führenden Unternehmen für Verschleißschutz-Beschichtung aus Liechtenstein, Oerlikon Balzers, ein globales, mehrsprachiges BPM-System zu etablieren. Dabei wurden im Team klare Anforderungen definiert. Ein gutes BPM-System musste folgende acht Kriterien erfüllen:

1. für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich, einfach benutzbar und verständlich sein
2. mehrsprachig zur Verfügung stehen
3. auf ein Rollenmodel aufbauen
4. ein komplettes Mitarbeiterverzeichnis enthalten
5. ein effizientes Dokumentenmanagement besitzen
6. alle wichtigen Informationen schnell zur Verfügung stellen
7. jedem Mitarbeiter ermöglichen Informationen zu bewerten und Änderungen einzubringen
8. weiter ausbaubar sein.

Nach detaillierter Evaluation kam man Mitte 2008 zu dem Schluss, dass man mit einer zukunftsorientierten Plattform, wie SharePoint von Microsoft es damals war, alle genannten Anforderungen erfüllen könne. Seitdem hat sich SharePoint stark weiterentwickeltund ist als Grundlage für ein globales, mehrsprachiges BPM-System nach wie vor bestens geeignet.

Jederzeit zugänglich und einfach benutzbar

Je nach Berechtigungskonzept ist der SharePoint-Einstieg von jedem Computer mit Internetbrowser mit der entsprechenden Authentifizierung möglich. Es ist dementsprechend ratsam, klare Richtlinien aufzustellen, wer welche Informationen einsehen kann. Ein Prozessmanagementsystem sollte üblicherweise allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, da jeder Mitarbeiter wissen darf, wer, was, wann, wo, womit und nach welchen Vorgaben macht.

Um die Benutzung einfach und selbsterklärend zu gestalten, bietet es sich an, SharePoint mit einem Visualisierungsprogramm zu kombinieren. So kann man Prozessabläufe, Organigramme, Gebäudepläne, etc. visuell darstellen. Der Mitarbeiter kann somit das Prozessmanagementsystem „besurfen“.

Mehrsprachigkeit im Mittelpunkt

Als Microsoft Produkt ist SharePoint in fast allen Sprachen erhältlich. Auch Schulungen für Benutzer werden heute auf der ganzen Welt in der Landessprache der Mitarbeiter angeboten. Die Mehrsprachigkeit von Prozessdarstellungen und Inhalten ist mit der heutigen Version von SharePoint 2013 einfacher geworden, war jedoch schon mit der Version 2007 mit entsprechendem Programmieraufwand möglich.

Wer macht was?

Das Rollenmodel stellt sicher, dass jedem Prozesselement (Prozess, Prozessschritt, Entscheidung, etc.) Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zugewiesen werden. Dabei nutzen die meisten Organisationen die Kategorisierung nach RACI, wobei die 4 Buchstaben wie folgt interpretiert werden:

In SharePoint kann diese Zuweisung einfach gelöst werden, indem man die Ablauforganisation (oder Prozessorganisation) und die Aufbauorganisation in zwei verschiedene „SharePoint-Listen“ pflegt und die entsprechenden Informationen miteinander verknüpft. Ähnlich können auch weitere Informationen in Listen gepflegt werden, wie z.B. die verwendeten IT-Systeme, mitgeltende Unterlagen, etc.

Mitarbeiterverzeichnis und Dokumentenmanagement sind ein Muss

Vor allem Mitarbeiterinformationen wie Kontaktdaten, Rollenverantwortung, organisatorische Zugehörigkeit, Standort, etc. werden in vielen Unternehmen mehrmals gepflegt (z.B. in Telefonlisten, Active Directory, verschiedenen Stammdaten, Skill-Matrix, etc.). Es lohnt sich, eine einheitliche Datenpflege zu erlangen. SharePoint bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten Informationen mit anderen Datenbanken auszutauschen, respektive abzugleichen. Dokumentenbibliotheken gehören zum SharePoint-Standard und beinhalten alle Funktionen, welche ein übliches Prozessmanagement an eine Dokumentenablage stellt. Dokumente können versioniert, über klare Zugriffs-, respektive Änderungs- und Freigabeberechtigung gesichtet und bearbeitet sowie mit Hilfe von Workflows genehmigt werden. Ziel ist es, dass Mitarbeiter nicht mehr E-Mails mit Anhängen versenden, sondern Links, welche direkt zum aktuellsten Dokument im SharePoint verweisen.

Dabei ist die Dokumentenstruktur frei wählbar. Um jedoch langfristiges Chaos in der Namensgebung zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Dokumentenablage-Richtlinie zu erstellen.

Wichtige Informationen schnell finden und bewerten

SharePoint kann als Repository aller Prozessinformationen (Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Mitarbeiterverzeichnis, Regelwerke, Vorlagenbibliothek, etc.) dienen. Prozessinformationen können somit auch über eine Baumstruktur schnell gefunden werden.

Als weitere Möglichkeit zum raschen Auffinden, empfiehlt es sich oft, eine Enterprise Search (z.B. inter:gator) mit SharePoint zu kombinieren. Durch die Aktivierung der Bewertungsfunktion können Prozesseigner anhand von tiefen Bewertungen problemlos erkennen, welche BPM-Daten überarbeitet werden müssen. Dabei können je nach Wunsch, Vorlagen, Richtlinien, Arbeitsanweisungen oder Prozessdiagramme und weitere Elemente bewertet werden.

Außerdem bieten sich auch weitere interaktive Funktionen von SharePoint an. So können z.B. mit Hilfe von Blogs und Diskussionsforen Prozesse bewertet, Feedback gegeben, respektive Fehlstellen kommuniziert werden. SharePoint als Plattform eignet sich auch bestens um weitere Applikationen aufzubauen und mit schon bestehenden Listen, Bibliotheken und Informationen zu verknüpfen. Nach der Erstellung des Prozessmanagementsystems könnte man z.B. ohne viel Aufwand ein prozessorientiertes Risikomanagement aufbauen, ein Auditmanagement-Tool anbinden oder eine Skill-Matrix einpflegen.