Die fünf goldenen Regeln der Informationssuche

von Christian Dömich

Ergebnislose Suchanfragen, inkompatible Datensysteme und unübersichtliche Trefferlisten gehören zu den häufigsten Problemen bei der Informationsrecherche. Infolgedessen verlieren die Mitarbeiter auf der Suche in internen und externen Datenbeständen nicht nur wertvolle Zeit und vergeuden damit bares Geld. Viel gravierender sind die langfristigen Auswirkungen: Misserfolge bei der Nutzung von Informations- und Wissensmanagement-Systemen demotiviert die Anwender, sodass Sie sich künftig nicht mehr aktiv beteiligten, der verfügbaren Anwendungen meiden und so im schlimmsten Fall ein ganzes Wissensmanagement-Projekt zu Fall bringen. Hier gilt es: Nur wenn die Lösung leicht verständlich und optimal auf die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist, bringt sie tatsächlich die gewünschten Einsparungen und Hilfestellungen im täglichen Kampf gegen die Informationsflut.

Inhaltsübersicht:

• Regel 1: Wer besser suchen und finden will, muss investieren.
• Regel 2: Isolierte Informationsbestände sind nur von begrenztem Wert.
• Regel 3: Zuverlässigkeit und Qualität sind entscheidend.
• Regel 4: Die Informationssuche muss bedürfnisorientiert erfolgen.
• Regel 5: Eine effiziente Recherche stellt relevante Information automatisch bereit.

Wissensmanagement erscheint oftmals als ein komplexer und theoretischer Begriff. Der folgende Betrag versucht, sich dem Thema auf eine neue Art und Weise zu nähern: Fünf Praxisfälle beschreiben die häufigsten Probleme im Umgang mit Recherche-Tools. Die daraus abgeleiteten Lösungsstrategien bieten Alternativen im Umgang mit Informationen und Datenbeständen.

Regel 1: Wer besser suchen und finden will, muss investieren.

Das Praxisproblem: Sie nutzen eine leistungsfähige Software, aber Sie suchen ständig nach Informationen, die Sie vor einiger Zeit abgelegt haben. Oder Sie möchten einen Lösungsansatz nutzen, den andere Personen bereits erarbeitet und abgespeichert haben. Die Standard-Suchoption bringt entweder über 800 Treffer oder 0 Treffer. Das hilft Ihnen nicht viel weiter. Bis Sie schließlich gefunden haben, wonach Sie suchten, sind schnell 30 Minuten vergangen. Oder Sie verzichten gleich auf die eigentlich wichtige Information und entscheiden „aus dem Bauch heraus“.

Der Lösungsansatz: Zeitverlust durch vergebliches Suchen und Entscheidungen ohne Informationsgrundlage haben heute oft gravierende Folgen. Sich mit dem Thema Informations- und Wissensmanagement zu beschäftigen und ein Projekt aufzusetzen, macht zunächst einmal Arbeit. Aber schon nach kurzer Zeit überwiegen die Vorteile. Und auch bei kleinen Budgets lassen sich oftmals große Wirkungen erzeugen.

Regel 2: Isolierte Informationsbestände sind nur von begrenztem Wert.

Das Praxisproblem: Die Auftragsdaten sind in verschiedenen Dateiformaten und an verschiedenen Orten abgelegt. Ein einheitlicher und effizienter Zugriff ist damit nicht möglich. Gleiches gilt, wenn Sie Kunden- und Marketingdaten miteinander verknüpfen möchten, aber die unterschiedlichen Systeme nicht kompatibel sind. Sie wissen zwar, dass Ihnen damit wertvolles Wissen entgeht und Ihre Maßnahmen gezielter sein könnten. Aber Sie haben kurzfristig keine Möglichkeit, dies zu ändern.

Der Lösungsansatz: Wenn Sie verschiedene Datenquellen miteinander verknüpfen, gewinnen Sie ein Mehr an Information, das entscheidend in der Markt- und Kundenbearbeitung sein kann. Sie steigern die Informationsqualität, schaffen die Grundlage für bessere Entscheidungen und können damit Ihr Handeln exakter ausrichten. Letztlich sind Sie und Ihre Firma erfolgreicher.

Regel 3: Zuverlässigkeit und Qualität sind entscheidend.

Das Praxisproblem: Sie importieren regelmäßig Informationen, z.B. Rechnungsdaten. Der Import bricht jedoch des Öfteren aus verschiedenen Gründen ab. Oder er führt nicht zu den beabsichtigten Konsequenzen, wie z.B. der Umsetzung einer bestimmten Mahnstufe oder einer automatischen Auftrags- bzw. Zahlungssperre. Eigentlich wollen Sie sich manuelle Arbeit sparen und Fehler durch die maschinelle Verarbeitung minimieren. Aber die Betreuung Ihres Systems ist so aufwändig, dass die Nachteile überwiegen.

Der Lösungsansatz: Vorgänge systematisch zu analysieren und alle Fälle automatisch der vorgesehenen Bearbeitung zuzuführen ist erstrebenswert. Wenn es funktioniert, spart es nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern minimiert auch Fehler. Allerdings treten diese Effekte nur ein, wenn sowohl die Prozesse als auch die Daten selbst zunächst grundlegend analysiert wurden. Auf der Basis einer solchen Analyse kann dann ein System aufgesetzt werden, das Tag für Tag zuverlässig seine Arbeit tut.

Regel 4: Die Informationssuche muss bedürfnisorientiert erfolgen.

Das Praxisproblem: Sie nutzen eine Datenbank, aber schon beim Absenden der Suche sind Sie verunsichert. Es gibt einerseits zu viele Optionen und Sie wissen nicht genau, ob Sie alle notwendigen Eingaben vorgenommen haben. Anderseits fehlt Ihnen genau die Option, die Sie benötigen, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Bei der anschließenden Trefferliste ist es ähnlich: Sie enthält Informationen, die für Sie überflüssig und irreführend sind. Gleichzeitig fehlen Ihnen entscheidende Hinweise, z.B. zur Ergebnissortierung.

Der Lösungsansatz: Sich sowohl die Sucheingaben, die Trefferlisten, als auch die Treffer selbst so zu gestalten wie gewünscht, hat viele Vorteile. Überflüssiger Informationsbalast wird abgeworfen und Sie können sich auf das konzentrieren, worauf es ankommt. Das ist allerdings je nach Recherche und je nach Personen ganz unterschiedlich und erfordert daher individuelle Einstellungsmöglichkeiten. Eine gute Search Engine schafft beides: Alle individuelle Möglichkeiten anzubieten, ohne den Nutzer zu überfordern.

Regel 5: Eine effiziente Recherche stellt relevante Information automatisch bereit.

Das Praxisproblem: Die aktive Recherche ist die gebräuchlichste Methode, um sich zu Fragestellungen zu informieren. Sie ist auch die gebräuchlichste Methode, um sich zu Themen regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Dies betrifft externe Information aus den Bereichen Wirtschaft, Recht und Technik, aber insbesondere auch firmeninterne Informationen – von Mitabeiterbeiträgen im Intranet bis hin zu Informationen über Kunden. Allerdings ist die aktive Recherche dafür nicht die effizienteste Methode. Schließlich kostet sie Zeit und Ressourcen. Und es besteht die Gefahr, dass nicht alles so systematisch überwacht wird, wie es sollte.

Der Lösungsansatz: Das systematische und automatische Erkennen von Veränderungen ist der Königsweg, um immer up-to-date zu sein. Die Veränderungen können dabei ganz unterschiedlicher Art sein. Entsprechend sind auch die Darstellungsformen verschieden: Eine neue Version eines Fachkonzepts muss anders dargestellt werden als eine News auf einer Webseite oder ein geändertes Lieferverhalten. Entscheidend sind dabei die Analyse- und Präsentationsfähigkeiten der zugrunde liegenden Search Engine.