Wie die Landeshauptstadt Dresden und der Landtag Baden-Württemberg ihr Wissensmanagement optimieren

von Nadia Hilger

Behörden und Verwaltungen stehen großen Aufgaben gegenüber. Zum einen sind sie –  wie auch andere Institutionen – von Faktoren des demografischen Wandels betroffen. So geht z.B. in Berlin bis 2020 jeder fünfte Verwaltungsbeschäftigte in den Ruhestand. Zudem verändert die Generation Y mit ihren Ansprüchen an Elternzeit, Home-Office, Job-Hopping und Sabbaticals bisher gewohnte Arbeitsstrukturen. Andererseits bringt das 2013 erlassene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung durch die Einführung von E-Government große Herausforderungen mit sich, es birgt aber ebenso auch große Chancen. Denn mit der Digitalisierung können Kommunen nicht nur ihre Verwaltungen effizienter aufzustellen, sondern ihre Angebote dank kommunaler Internetportale auch bürger- und unternehmensfreundlicher gestalten.

Inhaltsübersicht:

• Technische Vorteile einer Enterprise Search
• Best Practice 1: Enterprise Search bei der Landeshauptstadt Dresden
• Best Practice 2: Enterprise Search für das Internetportal des Landtag Baden-Württemberg

Häufig sind die in Behörden und öffentlichen Verwaltungen zu bewältigenden, großen Mengen an Informationen über unterschiedliche Systeme verteilt – mit der Folge, dass Wissen in unterschiedlichsten Informationssilos lagert. Doch diese Informationen müssen nicht nur zwischen Mitarbeitern transferiert, sondern auch als Dienstleistung den Bürgern zugänglich gemacht werden (Beschlüsse zu Gesetzesänderungen, Formulare, etc.). Es stellt sich also die Frage, wie sich das vorhandene Wissen vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Organisationsveränderungen am besten und effektivsten bewahren, teilen und transferieren lässt?!

Um den Erfolg von E-Government zu gewährleisten, gilt es technologische Hürden zu reduzieren und die Akzeptanz von Mitarbeitern und Nutzern zu erhöhen. Informations- und Wissensmanagement bilden somit eine neue Herausforderung für Behörden und Verwaltungen, Enterprise Search eine Technologie, um diese zu meistern.

Technische Vorteile einer Enterprise Search

Enterprise Search kann alle wesentlichen Komponenten eines Verwaltungsinformationssystems realisieren. Die systemübergreifende Suchlösung ermöglicht eine gleichzeitige organisationsweite Recherche in allen eingebundenen Systemen, unabhängig davon, ob sich die Inhalte auf Fileservern, in Datenbanken, Archiven, Dokumentmanagementsystemen oder E-Mails befinden. In Sekundenschnelle werden die gewünschten Ergebnisse unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte der Nutzer geliefert.

Das gilt auch im Rahmen eines Wissensmanagements 2.0 durch die Unterstützung kollaborativen Arbeitens:

• Suchergebnisse können geteilt, markiert und kommentiert werden.
• Komponenten wie ein Social Dashboard, welche auf Enterprise Search aufsetzen, ermöglichen die Einrichtung personalisierter themenspezifischer Seiten, die sich mit anderen Kollegen oder Abteilungen teilen lassen und die sich automatisch aktualisieren.
• Intelligente Features, wie semantische- und Synonymsuche oder „Meinten Sie“-Vorschläge berücksichtigen individuelles Suchverhalten.
• Eine Vorschaufunktion markiert Suchtreffer innerhalb von Dokumenten – auch ohne dass die Anwendung beim Nutzer installiert sein muss – und bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich.

Mit Enterprise Search bekommen Mitarbeiter also ein leistungsfähiges Werkzeug an die Hand, mit welchem sie zentral nach Personen, Daten und Dokumenten suchen können. Dies funktioniert von der Personalabteilung bis zur IT und weit darüber hinaus. Enterprise Search führt folglich nicht nur zur Entlastung der Mitarbeiter und zu Zeitersparnissen bei der Informationsbeschaffung, was sich schließlich in Effizienzgewinnen niederschlägt. Auch die Bürger profitieren: Sie kommen in den Nutzen von aktuellsten Informationen bzw. öffentlichen Leistungen und erhalten direkten Zugriff auf Dokumente oder Anträge. Möglich macht das die Anbindung interner Applikationen in kommunale Internetportale in Kombination mit einer leistungsfähigen Suche.

Best Practice 1: Enterprise Search bei der Landeshauptstadt Dresden

Ziel der Landeshauptstadt Dresden war eine Optimierung der Arbeitsprozesse durch die Implementierung einer Suchlösung im Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit, um das Auffinden von Dokumenten und Informationen im Arbeitsalltag zu erleichtern. Die bestehende Eigenlösung auf Basis von Lotus Notes konnte nicht alle Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter benutzerfreundlich erfüllen. Damit stand die Landeshauptstadt Dresden vor der Herausforderung, eine anwenderorientierte und einfach zu handhabende Software zu integrieren, um bestehende Arbeitsabläufe zielgerichtet zu optimieren. Nach Abwägung der Vor- und Nachteile fiel die Entscheidung auf die Enterprise Search-Lösung von intergator. Die Gründe dafür lagen unter anderem in folgenden Gesichtspunkten:

• Schnelle und effiziente Implementierung
• Kein Eingriff in bestehende Systeme oder Prozesse
• Nutzung neuer Technologien und optimaler Suchalgorithmen
• Integration von allen benötigten externen Datenquellen und Datenformaten
• Ermöglichung themenorientierter Suchen

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Lösung unabhängig von anderen in der Organisation eingesetzten Softwaretechnologien agiert. Somit ist beispielsweise ein Nachrüsten eines DMS-Systems jederzeit unproblematisch möglich. Auch können neue Datenquellen zu einem späteren Zeitpunkt an die Suche angeschlossen werden. Zudem lassen sich auf Wunsch spezielle Suchanfragen einbinden, so z.B. nach bereits vorhandenen Bildern mit den dazugehörigen Freigaberechten oder nach Grußworten zu bestimmten Anlässen. Eine einfache Einschränkung der Suchergebnisse durch Facetten und Einordnung in Kategorien gilt als sehr hilfreich und anwenderfreundlich.

Die Landeshauptstadt Dresden setzt ihre Suchlösung aufgrund der organisationsweiten Nutzungsmöglichkeiten inzwischen nicht nur im Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit ein, sondern in der gesamten Stadtverwaltung. Für die Mitarbeiter wird damit der Arbeitsalltag im Hinblick auf das Auffinden von bereits vorhandenen Informationen und Dokumenten erleichtert. Mittlerweile wurde die intergator Suche auch an den Internetauftritt der Stadt angebunden. So sagt Tina Grams vom Geschäftsbereich Allgemeine Verwaltung/ EB IT-Dienstleistungen: „Die Nutzer schätzen an der Suchlösung den Documentation Reader mit Fundstellenmarker, der die Suchtreffer im Vorschaudokument markiert. Ebenfalls überzeugt hat die übersichtliche Darstellung von Informationen zum Suchtreffer (z.B. Pfadangaben, Autoren, Rechte am Bild, Links).“

Best Practice 2: Enterprise Search für das Internetportal des Landtag Baden-Württemberg

Um den Einwohnern Baden-Württembergs eine einfache und schnelle Möglichkeit zum Abruf wichtiger Neuerungen, Gesetzesänderungen und Dokumente zu ermöglichen, benötigte das Landesparlament eine nutzerfreundliche Websuche für das Internetportal des Landtags. Neue Anträge, Protokolle oder auch Änderungen an Gesetzen, Verordnungen und Neuigkeiten zu Beschlüssen werden öffentlich kommuniziert und damit den Bürgern regelmäßig zugänglich gemacht. Um der Öffentlichkeit die wichtigen Informationen schnell und transparent zur Verfügung stellen zu können, werden die Dokumente auf der Website des Landtags veröffentlicht. Für sein Internetportal suchte das Landesparlament deshalb eine nutzerfreundliche Suchlösung. Die besonderen Anforderungen des Landtags liegen darin, dass die neuen Informationen zeitnah zur Veröffentlichung über die Website auffindbar sein müssen. Des Weiteren sollen die Suchergebnisse für Nutzer nach bestimmten Kategorien (Drucksachen, Initiativen, Protokolle und Website) eingeschränkt werden können. Die Sortierung der Suchergebnisse nach Datum und Relevanz stellt dabei eine wichtige Funktion dar, die dem Suchenden ein schnelles Auffinden aktueller Datensätze ermöglicht. Gleichermaßen soll die Suche in Responsive Webdesign abgebildet werden.

Mit der semantischen Suche von intergator setzt der baden-württembergische Landtag eine vollständige und zuverlässige Suchlösung für das Auffinden der im Jahia Content-Management-System gepflegten Seiten und Dokumente ein. Zusätzlich zur Erkennung verschiedener Dokumenttypen und der Kategorisierung von Dokumenten werden auf Wunsch des Landtags Dokumente mit gleichem Titel, aber unterschiedlichem Dateityp, anders gewichtet. Demnach werden Drucksachen im Gegensatz zu den gleichnamigen Initiativen vorrangig in der Ergebnisliste angezeigt, weil diese im intergator Suchsyntax priorisiert worden sind. Der Anspruch, jederzeit auf die Website des Landesparlaments zugreifen zu können, ist hoch, so dass für Baden-Württemberg ein weiterer Server zur Ausfallsicherung bereitgehalten wird. Damit steht den Bürgern mit intergator eine effiziente Suchlösung auf dem Internetportal des Landtags von Baden-Württemberg zur Verfügung.

„Mit intergator haben wir eine performante, hochfunktionale und systemübergreifende Suchmaschine gefunden. Unsere Anforderungen an die effiziente Bereitstellung öffentlich zugänglicher Daten sind erfüllt“, fasst Ralph Geisser, Referatsleiter Informations- und Kommunikationstechnik beim Landtag Baden-Württemberg, das Projekt zusammen.