ISO 9001 & Co.: Integriertes Managementsystem beim Naturkosmetikhersteller Laverana

von Angela Recino

Laverana ist ein familiengeführtes Hannoveraner Unternehmen, das zu den Pionieren für Naturkosmetik in Deutschland zählt. Firmengründer Thomas Haase setzt seit Beginn an auf Werte wie Qualität, verantwortungsvolle Unternehmensführung und Nachhaltigkeit und sorgt dafür, dass die Organisation, die in mehr als 40 Länder weltweit exportiert, diese auch nachvollziehbar lebt. Seine Managementsysteme steuert das Unternehmen inzwischen über ein integriertes Managementsystem. TÜV Rheinland hat dies im Rahmen einer Kombi-Zertifizierung geprüft.

Inhaltsübersicht:

• Ein Integriertes Managementsystem will gewissenhaft geplant sein
• Redundante Prozesse miteinander verschmelzen, Time-to-Market-Zeiten verkürzen
• Erfolgreiche Zertifizierung durch TÜV Rheinland
• Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung

Laverana hat die Branche der Naturkosmetik in Deutschland entscheidend mitgeprägt und die erlebt in den vergangenen Jahren einen Wandel vom Nischenprodukt zum konsequenten Markttreiber. 2014 wurde in Deutschland erstmalig ein Umsatz von über 1 Mrd. erzielt. Laverana wächst dabei sehr dynamisch, auch aufgrund seines Selbstverständnisses als Entwicklungspionier, bei dem Innovationen im Vordergrund stehen, ohne dabei die Wurzeln zur Verantwortung und nachhaltig gelebten Konsequenzen zu verlieren.

Weil die konsequente Anwendung eines Managementsystems – ob im Bereich Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz – die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens weiter stärkt und auch entscheidend zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beiträgt, hat Laverana in den vergangenen Jahren nach und nach wichtige Managementsysteme eingeführt, darunter

• das Qualitätsmanagement (DIN EN ISO 9001),
• das Energiemanagement (DIN EN ISO 50001),
• das Arbeitssicherheit- und Gesundheitsschutz Management  (BS OHSAS 18001) und
• den Standard „Gute Herstellungspraxis“ (GMP gemäß ISO 22716).

Alle Managementsysteme sind zertifiziert. 2016 führte Laverana zu den bestehenden Systemen den ZNU-Standard für nachhaltiges Wirtschaften ein, 2017 folgte die Umweltmanagementnorm ISO 14001. Mit beiden verfolgt Laverana das Ziel, dem eigenen Nachhaltigkeitsanspruch weiteren Nachdruck zu verleihen. Der ZNU-Standard bündelt sämtliche Nachhaltigkeitsanforderungen an Unternehmen für alle Branchen und macht nachhaltiges Wirtschaften messbar, umsetzbar und für Externe überprüfbar. Der Katalog umfasst insgesamt rund 60 Anforderungen. Entwickelt hat den Standard die Uni Witten-Herdecke gemeinsam mit TÜV Rheinland.

Ein Integriertes Managementsystem will gewissenhaft geplant sein

Um verlässliche Organisationsstrukturen zu etablieren, Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig den Erwartungen von Kunden, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich Laverana darüber hinaus zur Einführung eines Integrierten Managementsystems (IMS). Das IMS fasst Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus den Bereichen Qualität, Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Energie zusammen und steuert diese zentral. Durch das Zusammenwirken und die Bündelung der Ressourcen wird mit dem IMS ein schlankeres, effizienteres Managementsystem möglich. Prozesse und Abläufe werden gebündelt, lassen sich transparent verfolgen und ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung.

Allerdings entsteht ein IMS nicht von allein, sondern will gewissenhaft geplant sein. Ein Erfolgsfaktor ist die Unterstützung und das Vorantreiben durch die Unternehmensführung – unter anderem, indem sie die nötigen Kapazitäten und Ressourcen für die Einführung und Etablierung schafft, so wie bei Laverana. Beim Naturkosmetikhersteller wirkten alle Abteilungen aktiv an der Einführung mit. Arbeitsgruppen überarbeiten und verbessern bis heute kontinuierlich ihre Prozesse.

Redundante Prozesse miteinander verschmelzen, Time-to-Market-Zeiten verkürzen

Die Frage: „Was tue ich und warum und wer hat noch damit zu tun?“, erwies sich dennoch für viele als echte Herausforderung, war aber essentiell. Denn so gelang es, unternehmensweit bessere Haupt- und Subprozesse zu definieren, die wiederum durch Arbeitsanweisungen mit Leben gefüllt wurden. Durch den Aufbauprozess konnte Laverana nicht nur viele Vorgänge optimieren, sondern auch redundante Prozesse miteinander verschmelzen und Synergie-Effekte heben.

Alle Dokumentationen sowie die Anforderungen der einzelnen ISO-Standards, die Laverana bereits implementiert hatte, wurden in einem einzigen Handbuch zusammengefasst. Durch die Vereinheitlichung von Regeln, aufeinander abgestimmte Zielsetzungen einhergehend mit dem Strukturgerüst steigerte sich die Effizienz von Prozessen enorm. Als wichtiges Instrument erwies sich der eingeführte PDCA (Plan, Do, Check, Act)-Zyklus, der grundlegende Arbeits- und Denkweisen schafft und der bei Laverana unter anderem die Einführung neuer Projekte und Prozesse vereinfacht hat. Zum Beispiel wurde der „Time-to-market“-Prozess, an dem fast alle Abteilungen im Haus beteiligt sind, noch effizienter gestaltet und ein Risikochancenmanagement im Zuge der Kundenzufriedenheit integriert.

Die hausinternen Abläufe durch die Prozesse zentral zu steuern und die Philosophie des IMS im Alltag zu verankern, war eine anspruchsvolle, aber lohnende Aufgabe. Mitarbeiter mussten sich noch stärker in das prozessorientierte Denken und Arbeiten einfinden. Ihre Prozesse wurden neu ausgerichtet, Kennzahlen entsprechend angepasst und die Arbeitsweise automatisch zielorientierter und effizienter. Durch die aktive Auseinandersetzung mit der Thematik und regelmäßige Schulungen bewirkte die Einführung des IMS letztlich sogar eine Änderung der Unternehmenskultur.

Die messbaren Erfolge haben Laverana in der Entscheidung, das IMS einzuführen und alle Managementsysteme zu vereinen, nachträglich noch einmal bestärkt. Die Prozesse, Abläufe und Ziele sowie die damit verbundenen Maßnahmen erleichtern den Arbeitsalltag enorm, ermöglichen aber auch eine internationale Vergleichbarkeit und verbesserte Wirtschaftlichkeit.

Erfolgreiche Zertifizierung durch TÜV Rheinland

Gekrönt wurden diese Erfolge durch das Audit. Im September 2017 fand die erste Kombi-Zertifizierung ihren erfolgreichen Abschluss. Vorgenommen wurde sie von TÜV Rheinland. „Bei einem IMS empfiehlt sich statt einzelner Zertifizierungen eine Kombizertifizierung“, rät Oliver Brendle, Lead Auditor bei TÜV Rheinland. Dabei werden mindestens zwei Managementsystem-Prüfungen parallel durchgeführt, das bedeutet auch, dass die Management-Beauftragten und das Management des Unternehmens nur an einem Termin Rede und Antwort stehen und nicht an mehreren Tagen in Anspruch genommen werden müssen. „Grundsätzlich lassen sich alle ISO-Normen frei untereinander kombinieren. Insbesondere die revidierten Normen 9001 und 14001 werden in der Praxis gern etwa mit dem Arbeitssicherheitsmanagementsystem nach OSHAS 18001 gekoppelt“, so Brendle.

Bei der Kombi-Zertifizierung von Laverana stand unter anderem die Umstellung auf die neue Version der ISO 9001 und die Erst-Einführung der aktuellen ISO 14001 auf dem Programm. Die neuen Versionen ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 beinhalteten einige Veränderungen, auf die sich Laverana vor dem Prüfverfahren einstellen musste. Die Ausrichtung auf die High Level Structure, die stärkere Einbindung externer Parteien sowie der Fokus auf eine stärkere Prozessorientierung und die Verantwortung der obersten Leitung erforderten im Vorfeld zwar zusätzliche zeitliche Ressourcen, aber das Integrierte Managementsystems erleichterte die Umstellung deutlich.

„Wichtig ist, bei einer Kombi-Zertifizierung die Laufzeiten der einzelnen Zertifikate im Blick zu behalten“, empfiehlt Oliver Brendle von TÜV Rheinland. „Läuft beispielsweise die Zertifizierung für das Qualitätsmanagementsystem ein halbes Jahr vor der Zertifizierung des Arbeitsschutzmanagementsystems aus, müssen die Zertifikatslaufzeiten durch Verkürzung des länger gültigen Zertifikats synchronisiert werden. Das lässt sich durch eine Re-Zertifizierung oder den Verzicht auf die Laufzeit vorhandener Zertifikate ausgleichen.“

„Hier gilt es die Planung und die Termine mit dem Auditor rechtzeitig vorher abzusprechen, um die Zertifikatsgültigkeit passgenau zu gestalten“, so Oliver Brendle. „Und: Das Unternehmen muss darauf achten, dass der Prüfdienstleister seines Vertrauens auch tatsächlich befähigt ist, alle gewünschten Managementsysteme zu auditieren.“

Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung

Auf das erfolgreiche Kombi-Audit ist Laverana stolz, aber: Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung. Das Unternehmen arbeitet weiterhin mit Hochdruck daran, seine Ziele zu erreichen und sich auf allen Ebenen zu verbessern. Derzeit steht unter anderem die Aufgabe im Vordergrund, das ausführliche Handbuch noch stärker an dem operativen Alltag auszurichten. Helfen soll dabei unter anderem eine neue Software, die Workflows und Dokumentenlenkung im Rahmen des IMS sowie der einzelnen Standards noch besser unterstützt.