Mit E-Invoicing zur digitalen Rechnungsverarbeitung

von Sander Peters

Immer noch halten viele Unternehmen am papiergebundenen Informationsaustausch fest. Dabei sind E-Invoicing-Systeme für die elektronische Rechnungsstellung und -bearbeitung eine effiziente und kostensparende Alternative.

Inhaltsübersicht:

• Gewinnbringend für beide Seiten
• Die vielen Alternativen des Papiers
• Fazit

Gerade in puncto Rechnungsverarbeitung hält die Digitalisierung sinnvolle Tools bereit, die Dokumente in Papierform nahezu überflüssig machen sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) standardisieren und automatisieren. In den meisten, vor allem mittelständischen Unternehmen ist aktuell das höchste der digitalen Gefühle, wenn eine Capture-Software die eingehenden, zuvor digitalisierten Rechnungen erfasst, klassifiziert und ausliest sowie die enthaltenen Metadaten im Idealfall bereits an ein Folgesystem weiterleitet. Doch wer Dokumente ganzheitlich elektronisch erstellt, überträgt und verarbeitet, nutzt die Chancen der Digitalisierung erst umfassend.

Gewinnbringend für beide Seiten

Von der elektronischen Rechnungsstellung und -bearbeitung, dem sogenannten E-Invoicing, profitieren Rechnungssteller wie -empfänger. Die größte Zeit- und Kostenersparnis ergibt sich durch die generelle Automatisierung der Kern- und Folgeprozesse. Von der Erstellung und Übermittlung der Rechnung auf der einen Seite über die Verarbeitung bis zur Archivierung auf der anderen Seite werden die Abläufe beschleunigt, da die manuellen Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert sind. Dadurch werden Rechnungen schneller beglichen und die Liquidität des Absenders wiederum verbessert. Zudem verringern Unternehmen erheblich ihren Papierverbrauch und ihre Portoausgaben.

E-Invoice-Lösungen können problemlos als On-Premise-Variante in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden, lassen sich also mit einem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem oder einer Capture-DMS-Kombination verknüpfen. Darüber hinaus wird die Software direkt mit den E-Mail-Postfächern der Buchhaltungsmitarbeiter verbunden: Anders als beim klassischen Input Management werden Medienbrüche vermieden, da nicht erst Papierrechnungen digitalisiert werden müssen, sondern alle eingehenden E-Mails, inklusive Anhänge, Anschreiben und Angaben zum Absender, direkt an das E-Invoice-Tool weitergeleitet werden. Dadurch gibt es eine zentrale Ablage für alle Rechnungen unabhängig ihres Formats. Denn E-Invoice-Lösungen können PDF- und XML-Dateien, ZUGFeRD und auch XRechnungen auslesen und entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften des Unternehmens automatisch klassifizieren.

Die vielen Alternativen des Papiers

PDFs sind die häufigste Form von E-Rechnungen in Deutschland, da sie leicht per E-Mail zu verschicken und am Bildschirm gut lesbar sind sowie bei Bedarf auch ausgedruckt werden können. Dabei ist ihre Bearbeitung besonders aufwendig. Denn der Rechnungssteller überträgt die strukturierten Daten einer Rechnung in ein semi-strukturiertes PDF. Der Empfänger muss die textbasierten Informationen wieder in strukturierte Metadaten umwandeln. Bei deren manuellen Übertragung in ein ERP-System besteht allerdings ein hohes Fehlerpotenzial. Dieses minimieren all jene, die bei der ERV bereits digital arbeiten und eine Capture-Software inklusive OCR-Erkennung nutzen. Diese sorgt für die automatische Weiterleitung der Daten in das entsprechende Folgesystem.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat einen hybriden, normunabhängigen Rechnungsstandard entwickelt, der auch für kleine und mittlere Unternehmen gut geeignet ist: ZUGFeRD (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist visuell eine Rechnung als PDF, beinhaltet aber gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei. Auf diese Weise kann der Empfänger das ikonische Dokument für die Prüfungs- und Freigabeprozesse nutzen; die symbolischen, also elektronisch lesbaren und verarbeitbaren Daten wie Rechnungsnummer oder -datum, werden von der E-Invoice-Software automatisch in das nachgelagerte Buchhaltungssystem weitergeleitet.

Letzteres gilt auch für eingehende Rechnungen mit dem Format XML oder XRechnung. Anders als ein PDF oder ZUGFeRD sind diese Rechnungstypen zwar nicht vom Empfänger lesbar. Aber: Dieser spart den Schritt, die Metadaten manuell übertragen zu müssen. XML-Dateien und XRechnungen können außerdem bei Bedarf über die E-Invoice-Lösung als Bild im DMS abgelegt werden, sodass auch bei ikonischen Rechnungen ein Kontrolldokument vorhanden ist.

Fazit

Erfreulicherweise wird die softwarebasierte ERV inzwischen auch auf Gesetzesebene vorangetrieben: Bundesministerien und Verfassungsorgane dürfen Rechnungen ab dem 27. November 2018 nur noch in elektronischer Form empfangen und verarbeiten. Nächstes Jahr sind dazu auch alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes verpflichtet. Also ist es nur eine Frage der Zeit, wann diese Digitalisierung des Rechnungswesens für die restliche Unternehmenswelt gilt.

Denn diese muss nicht glauben, dass mit dem Versand einer eingescannten Rechnung als PDF bzw. deren Verarbeitung mittels einer Capture-Software das Potenzial der Digitalisierung bereits voll ausgeschöpft ist. Gerade die Prozesse der ERV können einfach standardisiert, automatisiert und dadurch optimiert werden. Der Einsatz von E-Invoicing-Lösungen ist dabei ein innovativer Schritt, eine Rechnung ohne manuelle Eingriffe zu verarbeiten. Die Software löst ein DMS oder ERP-System aber keineswegs ab; vielmehr ist sie eine sinnvolle Ergänzung, um digitale Rechnungen elektronisch auszulesen und die enthaltenen Metadaten auf direktem Wege weiterzuleiten. Von der automatisierten Buchung bis zur digitalen Ablage werden alle Schritte der ERV digitalisiert. Das Ergebnis: verkürzte Bearbeitungs- und Buchungsprozesse und eine gesteigerte Arbeits- und Servicequalität.