Smart Capture in der Buchhaltung globaler Unternehmen: Die Datenintelligenz als Motor für den digitalen Wandel nutzen

von Russ Hubbard

Es klingt fast zu einfach und ist dennoch ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor: Reibungslos funktionierende Rechnungsverarbeitungsprozesse – insbesondere im internationalen Kontext – stellen nach wie vor viele Unternehmen vor immense Herausforderungen. Das Rückgrat eines jeden Betriebs sind administrative Prozesse. Daher muss die Buchhaltung sicherstellen, dass sie Eingangsrechnungen fehlerfrei und schnell erfasst, begleicht und archiviert. Trotz zahlreicher Bemühungen in Richtung Digitalisierung hinkt insbesondere dieses Thema allerdings in vielen Organisationen noch hinterher. Mitarbeiter müssen sich durch Papierberge kämpfen und der manuelle Aufwand in der Rechnungsbearbeitung ist weiterhin sehr hoch. Der Grund: Die zu verarbeitenden Belege sind heterogen und stellen damit einfache Automatisierungssysteme vor Herausforderungen. Unterschiedliche Designs, verschiedene Sprachen, wechselnde Steuerinformationen und viele weitere Faktoren lassen sich nur mittels Smart Capture optimal digital erfassen und bearbeiten. Mit dem richtigen Ansatz gelingt es, Abläufe zu automatisieren und so die Effizienz zu steigern sowie die Kosten in der Finanzbuchhaltung zu senken. Wie das in der Praxis gelingt, erläutert Russ Hubbard, Chief Revenue Officer bei Ephesoft.

Inhaltsübersicht:

• Work smart, not hard
• Act local, think global
• Mit Innovation zum Ziel

Drei große Herausforderungen bewegen die Finanzbuchhaltung auch in Zeiten von Industrie 4.0, IoT und künstlicher Intelligenz. An erster Stelle steht die anhaltende Abhängigkeit von Papier. Auch wenn es sich viele Mitarbeiter wünschen, ist das papierlose Büro noch lange kein Standard. Die Menge an postalisch verschickten Rechnungen geht zwar stetig zurück, aber trotzdem sind Drucker, Fax und Co. noch emsig im Einsatz und sorgen dafür, dass das analoge Format weiter besteht. Automatische Suchen nach einzelnen Informationen oder eine intelligente Ablage bleiben daher schwierig – eine Rechnung ist beispielsweise entweder unter ihrer Belegnummer oder unter dem Unternehmensnamen abgelegt. Der Suchende muss folglich das Archivierungssystem kennen, um möglichst schnell das richtige Dokument zu finden. Abhilfe schaffen hier Enterprise Content Management Systeme (ECM), die Belege einscannen und digital ablegen. Doch dabei stoßen Unternehmen auf die zweite wesentliche Hürde: Solche Lösungen digitalisieren Papierunterlagen zwar, bieten aber keine echte Transformation. Mitarbeiter können freilich per Indexierung ein durchsuchbares Archiv schaffen, von der elektronischen Bearbeitung, Weiterleitung und Bezahlung sind sie allerdings noch immer weit entfernt. Hier kann die optische Zeichenerkennung (OCR) in einigen Fällen ein wenig weiterhelfen, indem sie die Inhalte des jeweiligen Dokuments ausliest und elektronisch abspeichert. Doch spätestens an der dritten Herausforderung scheitern auch hier die meisten Lösungen: Rechnungen sind so einzigartig wie Schneeflocken. Starre Vorlagen mit festgelegten Datenfeldern helfen nicht bei der Verarbeitung von Belegen, die alle ihr eigenes Design, unterschiedliche Daten in diversen Sprachen und individuelle Steuerinformationen mitbringen. Ein international einheitliches Format, an das sich alle Unternehmen weltweit mit ihren Belegen halten, gibt es nicht. Entsprechend schwierig ist es für die Verantwortlichen in der Buchhaltung, mit den Rechnungen von Hunderten oder Tausenden internationalen Lieferanten effizient umzugehen.

Work smart, not hard

Eine Lösung, die in diesem Dokumentendschungel echte Hilfe leisten kann, muss vor allem eins sein: intelligent. Das beginnt bei der selbständigen Erkennung des Dokumententyps anhand bestimmter Merkmale, denn neben Rechnungen erreichen die Buchhaltung auch Mahnungen, Aufträge und andere Belege. Müssen die Mitarbeiter die Post vorab sortieren, würde dies wieder einen manuellen Arbeitsschritt bedeuten. Die Erfassung und Klassifizierung sind also der erste Schritt bei der Transformation von Rechnungsverarbeitungsprozessen in die digitale Welt. Weiter geht es damit, dass das System sämtliche relevanten Daten auf jedem Beleg eigenständig findet, erkennt und verarbeitet – und zwar unabhängig vom individuellen Layout des Dokuments, dem Aufbau der Seite, der verwendeten Sprache und der Platzierung der einzelnen Informationen. Möglich wird eine solche Automatisierung durch die Kombination aus der bereits bekannten Texterkennung und dem Einsatz künstlicher Intelligenz. Wesentliche Basisinformationen, wie beispielsweise diverse gängige Formate von Rechnungsnummern, Adressen oder ähnlichen Informationen, erhält eine solche Lösung vorab, sodass eine gewisse „Wissensgrundlage“ geschaffen wird. Mithilfe dieses Fundaments kann ein smartes System die benötigten Daten auf unterschiedlichsten Belegen erkennen und korrekt einordnen. Für den nächsten Schritt – die weitere Verarbeitung der jeweiligen Rechnung – braucht es nun intelligente Automatismen. Unter dem Einsatz des sogenannten Supervised Machine Learning (überwachtes maschinelles Lernen) kann eine innovative Lösung verschiedenste Felder und Daten eigenständig erkennen und verarbeiten. Bei Unklarheiten legt sie einem verantwortlichen Mitarbeiter das fragliche Dokument inklusive der markierten unklaren Informationen sowie einem Vorschlag zur Interpretation digital vor. Dieser kann dann sofort auf seinem Bildschirm einen Review durchführen und eine Entscheidung treffen.

Act local, think global

Smart Capture – die intelligente Erfassung und Verarbeitung von Informationen aus Dokumenten unterschiedlicher Herkunft, Formate und Arten – sorgt in der Finanzbuchhaltung dafür, dass Mitarbeiter einen großen Teil der Rechnungsbearbeitung automatisiert erledigen lassen können. Insbesondere international tätige Unternehmen können auf diese Weise enorme Effizienzsteigerungen erreichen, denn vor allem die Erkennung von Informationen in unterschiedlichen Sprachen ist ein wesentlicher Faktor, den viele Standardprogramme ohne intelligente Features nicht leisten können. Und bei der Erkennung ist noch lange nicht Schluss: Ein smartes System ordnet die Bestellnummer aus dem erteilten Auftrag der eingegangenen Rechnung automatisch fehlerfrei zu und gleicht idealerweise auch die Daten ab. Eine erste Plausibilitätsprüfung entlastet an dieser Stelle erneut die Mitarbeiter der Buchhaltung, die sich so nur noch mit unklaren Fällen auseinandersetzen müssen. Darüber hinaus können sie dank der intelligenten Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente mit einem einzigen Klick alle relevanten Belege zu einem Vorgang aufrufen. Teilrechnungen werden automatisch vom entsprechenden Auftrag abgezogen und die Steuer- sowie Adressinformationen der zahlreichen Lieferanten bleiben dank kontinuierlicher Aktualisierung stets auf dem neuesten Stand. Ein umfassendes, smartes System unterstützt die Mitarbeiter auch weit über die Eingangsrechnungsverarbeitung hinaus: Gutschriften, Ausgangsrechnungen, Liefernachweise und diverse weitere Belege lassen sich digital erfassen und verarbeiten. Dabei sollten national wie international arbeitende Unternehmen vor allem auch darauf achten, eine Lösung auszuwählen, die höchsten Sicherheitsstandards genügt und neben der EU-Datenschutzgrundverordnung auch die jeweils gültigen Unternehmens- und Ländervorgaben einhält. Nur so können die Verantwortlichen gewährleisten, dass die Optimierung und Digitalisierung der Prozesse in der Buchhaltung zukunftsfähig und verlässlich gelingt.

Mit Innovation zum Ziel

Die Automatisierung mittels einer intelligenten Software wird vor allem für international vernetzte Unternehmen zunehmend zur Pflicht, um das hohe Volumen an Belegen in diversen Sprachen und verschiedenen Formaten effizient verarbeiten zu können. Ein Blick in die Praxis zeigt: Etwa 15 Felder enthält jedes Dokument im Schnitt – angefangen von Datum und Adresse über Referenznummer sowie Steuersatz bis hin zu häufig mehreren Netto- und Bruttobeträgen. Diese müssen alle ausgelesen und übertragen werden, es folgt die Plausibilitätsprüfung von Summen, Steuerabzügen und Zahlungsbedingungen sowie die weitere Verarbeitung. Übernimmt ein innovatives, smartes System diese administrativen Aufgaben, sinken der manuelle Aufwand und damit die Kosten enorm. Darüber hinaus entstehen neue Chancen durch die Kombination von Big Data und Compliance für eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene. Eine Perspektive, die zukunftsorientierte Betriebe sich nicht entgehen lassen sollten.

>> Mehr Infos im kostenlosen E-Book