Kanban: Die agile Methode für das Projektmanagement

von Julia Halfmann

Kennen Sie das? Aufgaben und Notizzettel stapeln sich, alles muss bis gestern erledigt sein. Ständig fragen Kollegen und Vorgesetzte nach dem Status von Aufgaben und Projekten, sodass Sie mehr damit beschäftigt sind, den aktuellen Fortschritt weiterzugeben, als sich mit Ihren eigentlichen Aufgaben zu beschäftigen. Aus diesem Grund befassen sich immer mehr Unternehmen und Projektleiter mit Alternativen zum traditionellen Projektmanagement und stoßen dabei zunehmend auf die Kanban-Methode. Kanban gilt als einer der einfachsten und am schnellsten umsetzbaren Prozesse des agilen Projektmanagements und hat als Ziel den kontinuierlichen Wandel zum Besseren. Viele Projektmanager weltweit setzen bereits Kanban in ihren Teams zur Steigerung der Effizienz mit großem Erfolg ein.

Inhaltsübersicht:

• Die Herausforderung in Projekten … und dann kam Kanban
• Entwickelt von Toyota, heute wichtige PM-Methode
• E-Book: Mit MindManager das Potenzial von Kanban maximieren
• Webinar: So steuern Sie Ihre Projekte und Aufgaben mit MindManager und Kanban

Die Herausforderung in Projekten … und dann kam Kanban

Die zentrale Grundidee hinter Kanban ist, dass visuelle Signale ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe verschaffen und die Effizienz steigern. Dieses visuelle Gerüst, das häufig zusammen mit agilen Verfahren genutzt wird, wird von Teams jeder Art und in sämtlichen Branchen angewandt.

Mit Hilfe von Kanban gelingt die schnelle und effektive Optimierung bestehender Prozesse. Dies wird ermöglicht durch die Visualisierung aller Workflows auf dem sogenannten Kanban-Board. Dabei können Projektmitglieder die einzelnen, auch parallellaufenden Arbeitsschritte verfolgen und nachvollziehen, in welchem Prozessstadium sich ein Arbeitsschritt gerade befindet. Somit ermöglicht der Einsatz eines Kanban-Boards eine effektive und transparente Arbeitsweise und es gelingt das frühzeitige Erkennen potenzieller Engpässe. Für die Beteiligten besteht also jederzeit die Möglichkeit sich selbständig über den Status von Aufgaben und Projekte zu informieren.

Entwickelt von Toyota, heute wichtige PM-Methode

Ursprünglich ist diese Methode bereits in den 1960er Jahren entwickelt worden, als der Autohersteller Toyota sicherstellen wollte, dass die Lagerbestände produktionsrelevant gesteuert und kontrolliert werden. Die Lösung bestand in der Verwendung von Kanban-Karten, mit Hilfe derer eine Abteilung der jeweils vorgelagerten signalisiert, welche Anzahl und welches Produkt nachproduziert werden soll. Als sich dieser Ansatz als wirksames Verfahren zur Identifizierung von Ineffizienzen und Engpässen erwies, begann das Unternehmen, Kanban in einem breiteren Rahmen auf Produktionsprozesse anzuwenden, etwa zur Anpassung des Umfangs der laufenden Arbeiten an die Kapazität eines Teams. Andere Branchen sind dem Beispiel schnell gefolgt und passten Kanban ihren jeweiligen Herausforderungen an.

Heutzutage verwenden viele agile Projektmanagement Teams Kanban-Tafeln zur Verbesserung des Arbeitsablaufs. Dabei halten sich die Teams an grundlegende Prinzipien. Zum einen die Visualisierung der Prozesse, indem die laufende Arbeit sichtbar gemacht wird sowie die Limitierung der laufenden Arbeiten, indem die Anzahl offener Prozesse beschränkt wird, um Engpässe erkennbar zu machen. Zum anderen die Steuerung des Arbeitsflusses und Messung von Kennzahlen, um anhand der Ergebnisse eine Optimierung des Durchsatzes durchzuführen, die Formulierung expliziter Prozessregeln, denn nur so können Fehler erfasst und objektiv bewertet werden. Ebenso zählt zu den Prinzipien die kontinuierliche Verbesserung mittels bewährter Modelle und wissenschaftlicher Methoden.

Für die Effektivität der Kanban-Methode, die auch im Lean Management eingesetzt wird, gibt es eine einfache Erklärung: Prozesse können auf einen Blick erfasst werden. Die Kanban-Tafel zeigt transparent alle relevanten Informationen über den aktuellen Status. Alle Mitarbeiter können sehen, was an welcher Stelle passiert. Darüber hinaus hilft die Kanban-Tafel, die Dauer von Prozessen besser zu erkennen, so dass auch bessere Prognosen gestellt werden können. Ein weiterer Vorteil der Prozessvisualisierung besteht darin, dass Meetings, die oft eine zeitraubende Belastung für die Teams darstellen, wesentlich effizienter gestaltet werden können. Wenn Kanban-Tafeln in Produktionsverfahren oder Projekten Anwendung finden, werden darauf wichtige Informationen zu bestimmten Aufgaben aufgelistet: beispielsweise wer für eine Aufgabe verantwortlich ist und wie viel Zeit dafür erforderlich ist. Die Kanban-Tafeln zeigen dabei jede Aufgabe als Karte an, so dass man immer den Fortschritt auf einen Blick erkennen und die nächsten Aktionen entsprechend anpassen kann. Eine zeitgemäße Umsetzung der Kanban-Methodik findet sich in der digitalen Variante. So bietet beispielsweise MindManager 2019 für Windows die Möglichkeit ein Kanban-Board zu erstellen und an die individuellen Anforderungen anzupassen. Mit Kanban-Tafeln in MindManager können die Anwender sofort auf wichtige Daten zu einem Projekt oder einer Aufgabe zugreifen und diese präsentieren sowie aktualisieren. Das Ergebnis? Größere Flexibilität bei der Planung, schnellerer Output und verbesserte Effizienz während des gesamten Produktions- oder Entwicklungszyklus.

Zusammenfassend kann man sagen, dass mit Kanban als agiler Methode alle Teammitglieder stets den Überblick über ihre Projekte, Arbeit und Ziele (Visualisierung) behalten und zudem ein konkretes Thema oder eine Aufgabe fokussieren. Dank Kanban-Boards ist allen im Team der aktuelle Status Quo des Projekts bekannt und sie sind über mögliche Hindernisse oder Probleme informiert (Transparenz). Idealerweise können dadurch wichtige Ressourcen wie Geld oder Zeit gespart werden. Kurz und knapp: Das Projektmanagement kann durch die Kanban-Methode optimiert und die Effizienz gesteigert werden!

E-Book: Mit MindManager das Potenzial von Kanban maximieren

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Webinar: So steuern Sie Ihre Projekte und Aufgaben mit MindManager und Kanban

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