Willkommen Modern Workplace, adé Unternehmenskommunikation?

von Oliver Chaudhuri

Vom DAX-Konzern bis zum KMU: Immer mehr Organisationen setzen auf die Cloud-Anwendungen von Microsoft aus dem Office 365-Baukasten. Outlook Exchange, Office Groups oder auch Skype for Business haben sich längst zu Klassikern des modernen Arbeitsalltags gemausert. Doch auch weitere Werkzeuge für digitale Zusammenarbeit finden immer mehr Verbreitung.

Inhaltsübersicht:

• Beispiele: Werkzeuge für digitale Zusammenarbeit
• Kommunikation bleibt Schlüsselaufgabe im digitalisierten Unternehmen
• Unternehmenskommunikation gewinnt an Bedeutung
• O365 kann die interne Kommunikation beflügeln

Beispiele: Werkzeuge für digitale Zusammenarbeit

• Teams. Derzeit der „Rising Star“ in vielen Organisation. Die chatbasierte Lösung ermöglicht orts- und geräteunabhängiges virtuelles Miteinander und wird von Arbeits- und Projektgruppen wegen ihrer Einfachheit geschätzt. Zudem lassen sich weitere Lösungen (OneDrive u. a. oder auch Apps von Dritten) nahtlos integrieren.
  
  
• Yammer. Nicht nur Millennials und Mitglieder der Generation Y können sich eine Welt ohne soziale Netzwerke nicht mehr vorstellen, auch im beruflichen Kontext. Best Practices, Ideen und Lösungen lassen sich hier rasch und niedrigschwellig mit Kollegen teilen und produktive Communities mit ein paar Mausklicks aufbauen.
  
  
• OneNote. Das virtuelle Notizbuch hilft, Besprechungen prägnant vor- und nachzubereiten, Urlaubsübergaben besser handzuhaben oder neue Mitglieder schneller einzubinden.

Kommunikation bleibt Schlüsselaufgabe im digitalisierten Unternehmen

Schreiben, diskutieren, vernetzen: Sind diese parallelen Ströme, in denen neben vielerlei Prozesswissen auch weitere Informationen entstehen und sich verbreiten, eine Gefahr für Kommunikationsmanager? Wenn Mitarbeitende immer mehr Zeit mit virtuellen Dialogen in ihren Arbeitsgruppen und Communities verbringen und Wissensarbeiter zunehmend Wikis und Workspaces nutzen und füllen, braucht es dann eigentlich noch die Angebote der Unternehmenskommunikation? Auf jeden Fall! Denn nur weil die digitalen Tools zur Verfügung stehen, heißt das noch lange nicht, dass sie für jeden einen unmittelbaren Nutzen stiften, haben zum Beispiel die Technologie-Experten von Gartner herausgefunden. Und ohne entsprechende Begleitung der Unternehmenskommunikation, lässt sich Office 365 niemals zum Erfolg führen und wird zum Selbstläufer. Stattdessen braucht es intensive Unterstützung seitens der Unternehmenskommunikation, um Menschen für die digitalen Instrumente zu befähigen und zu begeistern:

1. Nutzen über Anwendungsfälle verdeutlichen. „Was hat das mit mir und meiner Arbeit zu tun? Hilft mir das oder werde ich künstlich in ein digitales Korsett gezwängt, weil es gerade en vogue ist?“ – Diese Kernfrage gilt es überzeugend immer wieder konkret zu beantworten. Anwendungsfälle aus dem Geschäftsalltag und begleitende Nutzer-Stories erhöhen das Verständnis und verdeutlichen den vielbeschworenen Mehrwert. Sie müssen passgenau erzählt werden. Allgemeine Digitalisierungs-Glaubenssätze („Mehr Einfachheit, mehr Effizienz“) bringen die internen Kunden nicht weiter.
   
   
2. Tool-Landschaft sorgsam skizzieren. „Welches Instrument soll ich für was nutzen? Dürfen wir nicht mehr miteinander telefonieren, uns treffen oder interne E-Mails schreiben? Geht jetzt alles nur noch via Skype, OneNote & Co.?“ – Die Office-Anwendungen sind umfangreich und teilweise komplex. Umso wichtiger, dass ein Gesamtbild für alle Nutzer unter Einbezug weiterer Tools im Unternehmenseinsatz gezeichnet wird.
   
   
3. Einführung kommunikativ unterstützen. „Was genau gehört zu Office 365? Was kann ich damit tun? Wann geht es genau los?“ – Eine Launch-Kampagne macht den Zugang zum Thema vernetzte Zusammenarbeit für viele Menschen leichter. Sie leistet einen Beitrag, um Fragen zu beantworten, die sich der ein oder andere gar nicht zu stellen traut. Ein „Werbefeldzug“ inkl. Visual, Claim, wiederkehrender Symbole und diverser Hilfs- und Begleitmedien hilft, Hemmungen gegenüber der Technologie abzubauen und schneller trittsicher im Umgang mit der Software und den damit zusammenhängenden Diensten zu werden.
   
   
4. Governance und „Leitplanken“ formulieren. „Welche Informationen und Dokumente darf ich teilen und veröffentlichen? Was genau wird von mir erwartet? Wie detailliert soll ich etwas über mich und meine Arbeit preisgeben?“ – Digitale Zusammenarbeit braucht Regeln und Verlässlichkeit. „Einfach mal machen und ausprobieren“ ist der sicherste Weg, damit Kolleginnen und Kollegen im Zweifel gar nichts mit den neuartigen Anwendungen machen – aus Angst, Fehler zu begehen und sanktioniert zu werden.
   
   
5. Austausch- und Feedback-Möglichkeiten bereitstellen. Ein wichtiger Hebel und stets besser als „Belehren & Bekehren“: Schaffen Sie Möglichkeiten für die Nutzer, ihre Fragen zu adressieren und sich gegenseitig zu unterstützen. Eine „Hilfe-Community“ auf Yammer, eine Feedback-Gruppe auf Teams – über solche Angebote verinnerlichen Menschen kollaborative Arbeitsweisen, stellen sich Fragen und liefern im Gegenzug Antworten.

Unternehmenskommunikation gewinnt an Bedeutung

Das autarkere Kommunizieren von Mitarbeitenden über die Office 365-Plattformen führt also eben nicht dazu, dass der Stellenwert der Unternehmenskommunikation sinkt. Ganz im Gegenteil: Er steigt. Denn natürlich bleibt neben den Aufgaben rund um die Einführung und Befähigung auch die Top-Down-Kommunikation mit geprüften Inhalten bzw. redaktionell verfassten News und Stories von hohem Interesse. Hier sehnt sich die digitale Community auch künftig nach Einordnung und Kontextinformationen seitens der Kommunikationsabteilung.

O365 kann die interne Kommunikation beflügeln

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der Nutzwert, den im Umkehrschluss die Office 365-Komponenten für die Unternehmenskommunikation erzeugen können: Feedback-Schleifen, Crowdsourcing, Themenradar – Kommunikationsmanager können an Hand unternehmensöffentlicher Dialoge wunderbar beobachten, was die Mitarbeitenden bewegt, und was noch nicht. Das birgt insbesondere bei der Vermittlung von vermeintlich abstrakten Fragen rund um Strategie, Leitbild oder Marke sowie bei geschäftskritischen Themen wie Arbeits- und Unfallschutz, Compliance und Regulierung völlig neuartige Möglichkeiten, Themen anschaulich zu inszenieren und die Botschaften zu verteilen: Blitzumfragen, Impulsfragen, Gamification, der Einsatz von Bildern und Erklärclips samt Kommentarfunktion oder Hashtag-Kampagnen seien hier nur als Stichworte genannt.