Organisationen im Wandel: digital denken, handeln und zusammenarbeiten

von Nils Mosbach

Die Digitalisierung verändert unser gesellschaftliches Leben mit einer extrem hohen Geschwindigkeit: Hatte der Fernseher noch 13 Jahre gebraucht, bis er in 50 Millionen Haushalten zum Inventar gehörte, war das Internet schon nach drei Jahren flächendeckend im Einsatz. Facebook verbreitete sich innerhalb eines Jahres über den Globus. Und Pokémon Go schaffte dies binnen weniger Wochen. Die neuen Technologien üben starken Einfluss auf die Arbeitswelt aus. Menschen sind es mittlerweile gewohnt, sich in sozialen Netzwerken auszutauschen und arbeiten effizienter, wenn sie diese Strukturen auch in ihrem Arbeitsumfeld wiederfinden. Im privaten Umfeld teilt man für gewöhnlich neue Erkenntnisse, spannende Themen oder Ereignisse über Social Media. Man informiert sich über YouTube, nutzt Foren oder Wikis – und gibt über diese Kanäle das eigene Wissen auch bereitwillig weiter.

Inhaltsübersicht:

• Wissensmanagement-Plattformen: Erhalt von bestehendem Wissen …
• … und Aufbau von neuem Wissen
• Weiterbildung: positive Lernerlebnisse schaffen
• Social Learning: Konzepte halten Einzug in die Business-Welt
• Personalentwicklung 2.0
• Investition in den Unternehmenserfolg

Unternehmen können sich dieses Verhalten zunutze machen und davon deutlich profitieren – hierfür ist es auch höchste Zeit, verlieren laut Forbes^[1] die 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt doch tatsächlich bis zu 31,5 Milliarden US-Dollar pro Jahr, weil Wissen nicht weitergegeben wird. Dabei sollte man Folgendes beachten: Die Motivation Wissen zu teilen, kann zweierlei Beweggründe haben.^[2] Der Antrieb kann einerseits ein intrinsischer sein – er kommt also aus sich selbst heraus und basiert auf der Annahme, dass wir einander helfen und unser Wissen an andere weitergeben wollen. Diesem steht als Gegenpol die extrinsische Motivation gegenüber, welche primär durch äußere Einflüsse gebildet wird: Wir werden getrieben durch Eigeninteressen. In diesem Setting sind wir häufig in Konkurrenz zu anderen und haben ein starkes Interesse daran, uns innerhalb einer Gruppe durch einen Wissensvorsprung hervorzutun. In der Schule lernen wir solche Situationen im frühen Alter bereits kennen. Je höher der Bildungsstand, desto höher meist auch die extrinsische Motivation. Extrinsische Konzepte sind im Unternehmensumfeld kritisch zu betrachten, bzw. sollten sinnvoll und kontrolliert angewandt werden. Ein weltbekannter Softwareanbieter aus Redmond setzte beispielsweise ein Bewertungssystem ein, bei dem zwei Mitarbeiter als gut, sieben als neutral und einer als schlecht bewertet wurden. Die Bewertung stand für sich, die beiden Leistungsträger hatten das Ziel erreicht und es wurden keinerlei Anreize geschaffen, die anderen Kollegen zu unterstützen. 2013 entschied sich der Softwarehersteller gegen das Benotungssystem und legte fortan den Fokus auf Teamwork und somit auch auf verstärkt intrinsische Motivationskonzepte.

Wissensmanagement-Plattformen: Erhalt von bestehendem Wissen …

Auf dem Prinzip der intrinsischen Motivation basieren auch Softwarelösungen für Wissensmanagement. Bevor ein solches eingeführt wird, ist die Lage oft wie folgt: Relevante Informationen sind in E-Mails, Excel-Sheets, Word-Dokumenten, im Intranet und an vielen anderen Stellen enthalten. Sprich, verteilt und nicht an einem zentralen Ort, auf den alle zugreifen können. Hinzu kommt, dass ein Mitarbeiter, wenn er das Unternehmen verlässt, sein Wissen in der Regel mitnimmt. Nicht selten geht bei Renteneintritt bis zu 50 % des Mitarbeiterwissens verloren, nur die Hälfte der Informationen bleibt für die Kollegen in irgendeiner Form zugänglich. Dieser Verlust kostet laut IDBS^[3] ein Unternehmen bis zu 85 % des durchschnittlichen Jahresgehalts eines Mitarbeiters – eine erschreckende Tatsache, derer sich allerdings nur 5 % der Unternehmen bewusst sind. Diese Kosten können mit Wissensmanagement-Plattformen jedoch einfach verhindert werden.

… und Aufbau von neuem Wissen

Und nicht nur das, auch neues Wissen kann auf einer Wissensmanagement-Plattform gezielt aufgebaut werden. Neben klassischen Konzepten halten verstärkt auch kollaborative Ansätze Einzug in die Welt des unternehmerischen Wissensaufbaus: Auf der Knowledge-Plattform können Fragen gestellt und bewertet werden. Die beste Lösung erhält eine Markierung, damit die Kollegen direkt sehen, wie man am schnellsten zum Ziel kommt. Man kann neue Ideen einreichen und ausführlichere Artikel zu bestimmten Themen verfassen. Dabei ist Transparenz das A und O – jeder sieht, wie aktiv die Kollegen sind und wie viele Beiträge sich als besonders hilfreich erwiesen haben. An dieser Stelle kommen dann ebenfalls Bewertungsmöglichkeiten zum Einsatz, welche die intrinsische Motivation der Mitarbeiter fördern: Man investiert gerne etwas Zeit, um wertvolles Wissen weiterzugeben und sich einen Expertenruf zu erarbeiten. Je besser die Beiträge für die Community, umso mehr Likes erhält der Inputgeber, seine Reputation steigt und damit seine Motivation weiterzumachen.

Weiterbildung: positive Lernerlebnisse schaffen

Einzug halten diese Konzepte auch im Bereich der Weiterbildung. Nehmen wir als Beispiel ein Learning-Management-System (LMS). Mit solch einer Software organisiert man sämtliche Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter im Unternehmen und kann über die Plattform – vorausgesetzt, das System bietet die Möglichkeit – auch E-Learning-Kurse anbieten. Intelligente Systeme haben in die Plattform eine Lern-Community integriert: Hier kann man sich über den gemeinsam besuchten Kurs austauschen, Fragen stellen, Unklarheiten gemeinsam aus der Welt räumen und weiterführende Informationen geben. Die intrinsische Motivation greift erneut. Laut i4cp^[4] erhöhen Unternehmen, die derartiges einsetzen, ihre Chancen um das Fünffache, in den Kreis der High-Performer-Unternehmen aufzusteigen. Gleichzeitig werden positive Lernerlebnisse geschaffen, denn gemeinsam erarbeitet man ein neues Thema leichter.

Social Learning: Konzepte halten Einzug in die Business-Welt

Wenn es darum geht, Motivation mit Teamwork zu verbinden, fällt auch gerne das Stichwort „Social Learning“. Hierbei handelt es sich um Konzepte, bei dem Mitglieder innerhalb eines sozialen Netzwerkes aktiv miteinander interagieren und zusammenarbeiten. Eine Wissensmanagement-Plattform oder Lern-Community in einem LMS setzt genau hier an. Denn wer sich vernetzt und gerne zusammenarbeitet, ist produktiver, hat ein höheres Durchhaltevermögen bei komplexen Themen und ist letzten Endes natürlich auch insgesamt motivierter. Da Social-Learning-Konzepte Verhaltensweisen bzw. Funktionalitäten aus privat genutzten sozialen Netzwerken aufgreifen, ist die Hemmschwelle diese zu nutzen entsprechend gering und die Bereitschaft zur Beteiligung ungleich größer.

Personalentwicklung 2.0

Neben der Integration von Möglichkeiten des sozialen Lernens, ist ein LMS natürlich vor allem auch die perfekte Basis für eine erfolgreiche Personalentwicklung in Zeiten der Digitalisierung. Wichtige Fragen sind in Sekundenschnelle beantwortet: Welcher Sachbearbeiter benötigt für seine neue Funktion als Teamleiter noch einen Workshop zum Thema Personalführung? Liegt die Freigabe des Vorgesetzten vor? Wann nimmt welcher Mitarbeiter teil? Ist der Raum reserviert, der Referent gebucht? Gibt es eine Warteliste? Wie sieht der Lernpfad aus, welche Seminare folgen noch auf den Workshop? Und wie haben bisherige Teilnehmer eigentlich den Personalverantwortungs-Workshop bewertet? Willkommen in der Welt der Personalarbeit 2.0: Ein LMS gibt bei all diesen Fragen sofortigen Überblick und hilft, den Mitarbeiter gezielt für seine neue Position vorzubereiten. Gleichzeitig können unternehmensweite Unterweisungen, beispielsweise zum Thema Datenschutz, einfach durchgeführt werden. Sobald der E-Learning-Kurs aufgesetzt ist, wird er für alle Mitarbeiter verpflichtend. Das System wacht darüber, wer den Kurs schon besucht hat und erinnert diejenigen, die ihn noch vor sich haben.

Investition in den Unternehmenserfolg

Ein LMS schafft also Mehrwerte für Organisatoren und Teilnehmer der Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen. Wer dann noch eine Lösung für Wissensmanagement zur Verfügung stellt, die Informationen für alle zugänglich macht und gleichzeitig Anreize bietet, Wissen zu teilen, ist auf dem richtigen Weg. Der kollaborative Ansatz sollte dabei stets im Vordergrund stehen, daher sind gerade auch Social-Learning-Konzepte bei der Förderung der Mitarbeiter elementar. Die Folge: eine klare und nachhaltige Investition in den Unternehmenserfolg. Die Digitalisierung stellt hohe Anforderungen an die Unternehmen – Organisationen sind im Wandel! Sie müssen auf Veränderungen reagieren und lernen, digital zu denken. Digitales Denken zieht entsprechende Handlungen nach sich. Softwarelösungen müssen eingeführt werden, mit denen Mitarbeiter einfacher zusammenarbeiten können. Das erhöht die Motivation und hiervon profitieren letztlich alle.

[1] Quelle: https://www.forbes.com/sites/adigaskell/2017/06/22/new-study-finds-that-collaboration-drives-workplace-performance/#60d32bf63d02 (zuletzt abgerufen am 17.09.19)

[2] Vgl. hierzu auch: https://collaborationblog.typepad.com/collaboration/organizational_culture/ (zuletzt abgerufen am 17.09.19)

[3] Quelle: https://www.idbs.com/wp-content/uploads/2017/10/Infographic_Knowledge_Management_Oct_17.pdf (zuletzt abgerufen am 17.09.19)

[4] Quelle: https://www.i4cp.com/member/restricted?referer=%2Fsurvey-analyses%2Fpurposeful-collaboration-the-essential-components-of-collaborative-cultures (zuletzt abgerufen am 17.09.19)