Digitale Logistik an 30 Standorten: igefa macht es vor!

von Jens Uwe Tonne

Für sechs Unternehmensgruppen mit insgesamt 30 Standorten in ganz Deutschland und Europa eine einheitliche Automatisierung des Flottenmanagements zu schaffen, ist eine durchaus komplexe Aufgabe. Aber nicht unmöglich, wie die 1975 gegründete Interessensgemeinschaft des Fachgroßhandels, kurz igefa, beweist. Den Anstoß zur Digitalisierung der Logistikabläufe in allen Transportbetrieben gab das Unternehmen Eichler-Kammerer. Als einer von insgesamt sechs igefa-Partnern stattete es 2013 seine Fahrzeuge mit der Branchensoftware couplinkyourfleet Logistik aus. Und nach dem Motto "Einer für alle und alle für einen" beschlossen schließlich auch die weiteren igefa-Partner den Telematik-Manager als einheitliche Lösung zu etablieren.

Inhaltsübersicht:

• Smartphone statt Papierberg
• Jeder Schritt ist digital
• Einfach zeitgemäß
• Starke Partner – auch in Zukunft

"Von Eichler-Kammerer inspiriert, wuchs bei allen Partnern der Wunsch, ebenfalls effizienter zu arbeiten und mögliche Fehlerquellen durch automatisierte und digitalisierte Abläufe zu reduzieren", erklärt Martin Heinrich, Leiter EDV/Organisation und Projektkoordinator der Niederlassungen der Toussaint-Gruppe. Prozesse sollten übersichtlicher, effektiver und transparenter sein. Und so wurde erstmals an allen igefa-Standorten ein einheitliches Telematik-System eingeführt, das dank der flexiblen Anwendungsmöglichkeiten auch den heterogenen Anforderungen der einzelnen Unternehmensgruppen optimal entspricht. Inzwischen wurden über 400 Fahrzeuge mit dem Telematik-Manager ausgestattet.

Smartphone statt Papierberg

Auf diesem Weg wird ein zuvor zeit- und kostenintensiver Workflow abgelöst. Denn ob Arbeitsschutzausrüstungen, Pflegebedarf und medizinische Hilfsmittel oder Büro- und Geschäftsausstattung von den Fahrern ausgeliefert werden: Touren wurden früher zunächst über das Warenwirtschaftssystem freigegeben und vor Tourbeginn erhielten die Fahrer sämtliche Lieferscheine und Fuhrlisten in Papierform. Bei der Route orientierten sie sich an der Sortierung der Lieferscheine. Den Erhalt der Ware quittierten die Kunden bei Ankunft durch ihre Unterschrift auf der Kopie des Lieferscheins. Am Ende ihrer Tour gaben die Fahrer ihre Fuhrpapiere wieder bei der Fuhrparkleitung ab, die dort manuell final bearbeitet wurden.

Von der Auftragsabwicklung über die Navigation bis zur Ortung läuft nun alles digital über das mobile Endgerät der Fahrer. Dazu wurde der Telematik-Manager über eine Schnittstellen binnen kurzer Zeit unternehmensweit an das vorhandene Warenwirtschaftssystem angebunden. Denn hier werden die Touren zwar weiterhin disponiert, doch statt sich durch Papierstapel zu arbeiten, greifen die Fahrer über ihr Smartphone oder Tablet in Echtzeit auf alle, für ihre Tour relevanten Daten zu.

Jeder Schritt ist digital

Über definierte Workflows wird der einzelne Fahrer schrittweise durch seine Aufträge geleitet. Dazu meldet er sich lediglich mit seinem Mitarbeiterkürzel im System an und gibt sein verwendetes Fahrzeug und die ihm zugeteilte Tour an. Die Logistik-Software erkennt anhand der Angaben den jeweiligen Mitarbeiter und zeigt ihm eine Übersicht aller an diesem Tag anzufahrenden Stationen inklusive der jeweiligen Aufträge. Bevor der Fahrer die einzelnen Stationen anfährt, trägt er den aktuellen Kilometerstand ein und ob er Leergut oder ein anderes Lademittel mitführt. Diese Angaben werden auch nach der Auslieferung der jeweiligen Ware wieder vom System abgefragt. Auf diese Weise erfolgt eine Lademittelprüfung und der Kunde kann Fahr- und Standzeiten sowie die eigentliche Strecke bis zu seiner Station transparent nachvollziehen. Um sicherzustellen, dass keine Sendung verloren geht, wird die Ware beim Be- und Entladen des Fahrzeugs außerdem gescannt. Sollten Abweichungen auftreten, werden der Fahrer und die Disposition direkt informiert und können entsprechend reagieren.

Ebenfalls praktisch: Die Navigation startet automatisch, sobald der Fahrer die Fahrt zum angegebenen Ziel beginnt. Das umständliche Eintippen der Adressdaten entfällt somit. Über ein Webportal in der Zentrale kann wiederum der Disponent jederzeit eine Vielzahl an Protokollen einsehen (Mitarbeiter-Logbuch, Fahrzeugstatistiken etc.) und über eine detaillierte Straßenkarte auch die GPS-Position der Fahrzeuge kontrollieren. Unter Berücksichtigung verschiedenster Parameter, wie einem vorgegebenen Zeitfenster, kann er die Reihenfolge der anzufahrenden Stationen ändern und die Route so optimieren. Der Fahrer wird über sein mobiles Endgerät in Echtzeit informiert.

Über den Touchscreen des Smartphones oder Tablets bestätigt ihm der Kunde schließlich vor Ort auch den Erhalt der Lieferung in Form seiner digitalen Unterschrift. Sollte kein Ansprechpartner auffindbar sein, drückt der Fahrer den Button "Kunde nicht vor Ort" und fotografiert anschließend Ware und Abladeort als Beleg der unversehrten Anlieferung. "Speziell in Krankenhäusern beliefern wir häufig unterschiedliche Abteilungen und jede hat ihren eigenen Ansprechpartner. Bis der Fahrer hier alle Unterschriften eingeholt hat, könnte er längst beim nächsten Kunden sein." Über den Telematik-Manger kann der Fahrer alle Lieferscheine eines Krankenhauses bequem zusammenfassen und mit nur einer Unterschrift alle erfolgten Lieferungen bestätigen lassen sowie als erledigt melden.

Einfach zeitgemäß

Ein weiterer Punkt, der besonders zur Effizienzsteigerung und auch zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit beiträgt, ist die automatisierte Lieferscheinerzeugung. Mit der Fertigmeldung des Auftrags durch den Fahrer wird automatisch ein Abliefernachweis im Format des Kundenlieferscheins oder als PDF-Datei inklusive der geleisteten Unterschrift sowie eine passende Steuerdatei erstellt. Diese wird in einer Archivierungssoftware sicher abgelegt und kann bei Bedarf über eine Schlagwortsuche schnell wiedergefunden werden. "Getreu dem Motto 'Der Hunger kommt beim Essen' haben wir uns schließlich entschlossen, auch die übrigen Auftragsarten im Rahmen der Auslieferung zu integrieren", so Heinrich. Somit laufen seither Warenabholungen aus dem Einkauf, Werksverkehrlieferungen und Maschinenumlagerungen aus der Werkstatt ebenfalls voll digital über den Telematik-Manager. Der Papierverbrauch konnte dadurch in allen Unternehmen enorm reduziert werden.

Und auch die übrigen Anwender - aber insbesondere die Fahrer - schätzen die deutlich angenehmere und zeitgemäße Arbeitsweise. "Es ist schön zu sehen, dass die Software von den Mitarbeitern so gut angenommen wird", so Heinrich. Selbst neue Fahrer können das Tool dank der intuitiven Bedienungsweise ohne große Schulungen direkt nutzen.

Starke Partner – auch in Zukunft

"Natürlich ist es nicht einfach, 30 Standorten gleichermaßen gerecht zu werden", weiß Heinrich zu berichten. "Wir können dabei zu 100 Prozent auf die kompetente Unterstützung unseres IT-Dienstleisters setzen - gerade bei kniffligen Fragestellungen." Um alle Standorte einheitlich zu informieren und die aktuellen Bedürfnisse zu besprechen, wurde eine wöchentliche Telefonkonferenz ins Leben gerufen. An dieser nehmen Mitarbeiter aus IT und Disposition sowie Geschäftsführer und Logistikleiter der unterschiedlichen selbstständigen Unternehmen teil. Gemeinsam besprechen sie die Wünsche und Anforderungen der einzelnen igefa-Partner.

Und so freuen sich alle Beteiligten auch zukünftig auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit. Beispielsweise soll das Auslesen von Fahrzeugdaten noch stärker angegangen werden, um die Steuerungsmöglichkeiten und somit die Effizienz der Fahrzeugflotte weiter zu verbessern. Hierzu kann die bestehende Lösung um entsprechende Funktionen erweitert werden.