System schafft Synergien und spart Kosten

von Martina Lamping

Moderne Software-Lösungen werden immer komplexer. Damit gewinnen auch Schulungen mehr an Bedeutung. Und das nicht nur aus Sicht der Anwender: Schulungen sind für Technologie-Unternehmen inzwischen ein bedeutender Umsatzbringer. Die deutsche Niederlassung des Computerherstellers Sun Microsystems gab deshalb kürzlich ein neues Vertriebs- und Marketing-Instrument in Auftrag. Anforderung: Workshops und Webkurse sollten für die Teilnehmer sowohl wirksam als auch kostengünstig sein. Im Folgenden erfahren Sie, warum das Projekt erfolgreich war.

Von Martina Lamping

Inhaltsübersicht:

• Maximale Automatisierung
• Zeit- und Kostenersparnis
• „Gute Systeme können wachsen“
• Nationale Vorteile, globale Synergien

Das US-Computer-Unternehmen Sun Microsystems bietet mehr als nur Hard- und Software: Ein umsatzstarker Geschäftszweig ist auch das Angebot von Anwender-Schulungen. IT-Professionals aus der ganzen Welt lernen hier alles rund um Java, Solaris, Server, Software und Co. Um die stetig steigenden Vertriebskosten zu senken, entwickelte der Konzern ein Marketingtool, mit dem das gesamte Schulungsangebot vollautomatisch verwaltet wird. Hier erfahren Sie, welche Vorteile das System namens „EduServ“ bietet.

Trotz starker Nachfrage und unverändert hohen Umsätzen konstatierte man in den letzten Jahren bei Sun Microsystems eine Konsolidierung. Ursache: die steigenden Vertriebskosten. Die Schulungen wurden über ein Internetportal vermarktet, in dem die Anwender Class Room Trainings, CD-  oder Online-Kurse und Zertifizierungen online buchen können. Insbesondere die Aktualisierung der Angebote gestaltete sich zunehmend kostenintensiv. Bedingt durch die ständig wechselnden Themen und die Schnelllebigkeit der technologischen Standards waren permanente Anpassungen des Webauftritts unerlässlich. Jede einzelne Änderung musste individuell und mit großem Personalaufwand eingearbeitet werden. Die Folge: Ein wachsender Verwaltungsaufwand und damit einhergehend sinkende Margen im wichtigen Schulungsgeschäft. Da jede der weltweit über 70 Sun-Länderniederlassungen einen eigenen Webshop für das Schulungsangebot unterhält, potenzierten sich die Verwaltungskosten erheblich.

Maximale Automatisierung

In der deutschen Niederlassung von Sun Microsystems überlegte man daher, wie sich die Effizienz des Webshops steigern ließe ohne Abstriche bei den Funktionen oder der Aktualität zu machen. „Wir waren uns einig, dass die Kosten signifikant gesenkt werden müssten“, erläutert Andrea Carlevaro, Leiter Global eMarketing von Sun Microsystems. „Vor allem jene, die uns durch die fortwährenden Aktualisierungen entstanden.“ Das Ziel war die maximale Automatisierung der Prozesse.

Mit dieser Aufgabenstellung wandte sich Sun Deutschland an den Münchner Java-Spezialisten „virtual solution“. Die Software-Schmiede hatte bereits 1997 ein Vertriebstool für die deutsche Sun-Tochter entwickelt.

Nach drei Monaten Entwicklungszeit war die Applikation – nach ihrer Funktion „EduServ“ getauft – einsatzbereit. „Kurze Entwicklungszeiträume sind entscheidend“, erklärt Florian Höfter, Geschäftsführer von „virtual solution“. „Je länger man an einem Projekt arbeitet, desto eher läuft man Gefahr, von der Realität überholt zu werden.“

Zeit- und Kostenersparnis

„EduServ“ verwaltet das Schulungsangebot und den Webshop vollautomatisch. Über eine Schnittstelle ist das System mit einem zentralen Sun Server verbunden. Sobald hier eine neue Schulung eingegeben wird, werden die Daten direkt importiert und auf der deutschen Webseite verfügbar gemacht. Veraltete Angebote werden ebenfalls automatisch vom System entfernt. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, leitet „EduServ“ die Buchung an die entsprechenden Stellen weiter. „Vorher mussten unsere Webeditoren jeden einzelnen Kurs per Hand eingeben“,  so Marc Baumann, zuständig für Global eMarketing bei Sun. „Jetzt nimmt uns EduServ die gesamte Verwaltung vollständig ab. Die Kosten für den Online-Shop sind dementsprechend um ein Vielfaches gesunken.“

Auch für die Kunden wurde der Bestellvorgang optimiert: Musste vorher jeder Kurs einzeln gebucht werden, so ist es nun möglich, á la Warenkorbsystem verschiedene Workshops für eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern zu buchen. Vor allem für größere Unternehmen bedeutet diese Neuerung eine ernorme Zeitersparnis.

„Nachdem wir uns von der Funktionalität und Einfachheit von ‚EduServ’ überzeugt hatten, wollten wir es unseren Kollegen in den anderen Landesgesellschaften nicht vorenthalten“, beschreibt Andrea Carlevaro den weiteren Verlauf der Dinge. Man stellte das neue System weiteren Sun-Niederlassungen in anderen Ländern vor und stieß durchgehend auf positive Resonanz. Gleich mehrere Länderorganisationen entschlossen sich, ihre eigenen Webportale ebenfalls über „EduServ“ zu verwalten.

„Gute Systeme können wachsen“

Für „virtual solution“ ging die Entwicklungsarbeit damit in die zweite Runde. Das System musste  erweitert werden, um die parallele Verwaltung verschiedener, länderspezifischer Schulungsangebote zu ermöglichen. Ein Vorteil: Die Software-Entwickler hatten die Applikation von Beginn an bewusst offen konzipiert. „Gute Systeme zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie wachsen können. Die Realität ändert sich ständig und ein Tool muss sich dem ohne großen Aufwand anpassen können“, berichtet Höfter von seinen Erfahrungen.

Auch nach der Erweiterung verwaltet „EduServ“ die Schulungsdaten zentral von einem Server aus, den „virtual solution“ betreut. Der Leitgedanke der Software-Entwickler war eine möglichst schnelle und unkomplizierte Integration weiterer Länderniederlassungen in das System. Hierzu entwarf man ein einfaches Procedere: Das jeweilige Land erhält die englischen Texte per Datei und sendet die entsprechende Übersetzung zurück an „virtual solution“. Im nächsten Schritt passen Systemadministratoren die länderspezifischen Faktoren wie beispielsweise die Mehrwertsteuer und die jeweilige Währung mit dem entsprechenden Wechselkurs an. Darüber hinaus konfigurieren sie das Adressformat und richten die Emailadressen ein, deren Inhaber über einen Bestellvorgang informiert werden sollen. Auch Änderungen am Basislayout sind möglich.

Mit jeder weiteren Sun-Niederlassung, die sich für „EduServ“ entschied, konnte das Vorgehen weiter optimiert werden. Der Ablauf, an dessen Ende eine zusätzliche Schulungsverwaltung zentral erfasst ist, nimmt mittlerweile kaum einen Tag in Anspruch.

Nationale Vorteile, globale Synergien

Aus den Vorteilen, die sich für die einzelnen Länderniederlassungen ergeben, entwickeln sich zunehmend globale Synergien. Aktuell sind fast 30 Länderniederlassungen von Sun an „EduServ“ angeschlossen, neben europäischen und skandinavischen Niederlassungen auch asiatische wie in Indonesien, den Philippinnen oder in China.

Für Sun Microsystems bedeutet diese Entwicklung nicht zuletzt auch ein weltweit einheitliches Erscheinungsbild, das den Wiedererkennungswert der Marke steigert. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Verwaltung der Schulungsdaten eine enorme Kostenersparnis: Der Pflegeaufwand, der vorher nicht nur doppelt sondern gleich 30fach betrieben wurde, entfällt nun gänzlich. Auch jeglicher Zeitverlust ist in Zukunft ausgeschlossen. Durch den automatischen Import sind die Schulungen rund um den Globus in Echtzeit verfügbar.