Datenbanken ermöglichen vielfältige Dienstleistungen

von Uwe Hennecke

Anbieter von Internet-Datenbanken versprechen ihren Kunden gerne: „Einmal angestoßen und es läuft.“ Die ideale Datenbank soll wie ein perpetuum mobile funktionieren: Einmal in Gang gesetzt, bleibt es ewig in Bewegung und verrichtet dabei noch Arbeit. Lesen Sie im folgenden Artikel, welche professionellen Lösungen zwei Dienstleister anbieten.

Von Uwe Hennecke

Inhaltsübersicht:

• Das Anforderungsprofil: Datenbank als Dienstleistung
• Im Internet? Im Internet!
• Kein Problem: Datenbank mit Sonderwunsch
• Einfachste Handhabung
• Zufriedene Kunden durch eine leistungsstarke Datenbank

Drei Datenbanken sollen die Zusammenarbeit zwischen einem Bundes- und Landesministerium effizienter machen: zwei für die Archivierung und Verfügbarmachung von Illustrationsmaterial und eine zur Archivierung von einzelnen dem ministeriellen Ressort zugeordneten Publikationen. Hier erfahren Sie, welche Lösungen die Münchner Agentur für Kommunikations- und Themenmanagement PRpetuum zusammen mit dem Internet-Datenbankanbieter datenbanken24.de gefunden haben.

Das Anforderungsprofil: Datenbank als Dienstleistung

Von Anfang an spielten eine einfache Handhabung und ein umfangreicher Support durch den Lösungsanbieter eine entscheidende Rolle: Die zu schaffenden Datenbanklösungen sollten ohne großes Hintergrundwissen einfach zu bedienen, übersichtlich gestaltetet und strukturiert sein. Auch neue Nutzer sollten ohne Einführung sofort mit dem System arbeiten können. „Die Datenbanken sollten zudem so flexibel sein, dass in der Zusammenarbeit mit den Kunden sich ändernde Anforderungen schnell umgesetzt werden können“, erklärt Beate Paulus, Mit-Geschäftsführerin und -Gründerin der PRpetuum GmbH mit Hauptsitz in München und einer Niederlassung in Frankfurt. „Um dabei einen gesicherten Zugang gewährleisten zu können, waren für uns differenzierbare Zugriffsrechte – idealerweise  definierbar bis auf die Ebene der einzelnen Dokumente – ein unverzichtbarer Bestandteil der Lösung.“ Neben einem ausgewogenen Preis-Leistungsverhältnis gehörten auch ein einfaches Management der Datenbank und ein qualifizierter Support zu den geforderten Merkmalen der zukünftigen Lösung. Ziel war aber nicht nur, mit dem Anbieter eine konkrete Datenbanklösung zu realisieren, sondern auch einen Partner und Berater zu gewinnen, der bei technischen Fragen kompetent berät.

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Im Internet? Im Internet!

Damit stand die Entscheidung für eine Datenbanklösung als Dienstleistung, also mit einem umfassenden Support, schon vor der Anbieterrecherche fest. „Ich glaube, wir sind bei der Suche unüblich vorgegangen. Denn wir haben uns im Internet nach passenden Angeboten umgesehen“, erzählt Beate Paulus. Doch so ungewöhnlich die Anbietersuche auch verlaufen ist, der Rechercheort war intuitiv richtig gewählt: Denn im Internet stieß PRpetuum auf datenbanken24. Das Unternehmen bietet konfektionierte Online-Datenbanklösungen kombiniert mit einem umfangreichen Support und hoher Verfügbarkeit bei niedrigen Kosten an. Auf diese Weise muss sich der Kunde nicht mehr selbst um Wartung und Administration der Datenbank kümmern.

Durch die Zusammenarbeit zwischen der PRpetuum GmbH und den Ministerien auf der einen Seite und dem Datenbank-Dienstleister auf der anderen während der Planungs- und Etablierungsphasen der Lösungen konnten spätere Nachbesserungen von Beginn an wirksam ausgeschlossen werden. „Wir haben eben so lange ‚gefeilt’ bis es passte“ sagt Beate Paulus. „Und das ging sehr schnell. Wir hatten tatsächlich den gewünschten, unkomplizierten ‚Partner’ gefunden, der bei Problemen oder Vorschlägen sofort reagiert und immer eine Lösung zur Hand hat. Dementsprechend war die erste Datenbank bereits nach nur zwei Wochen betriebsbereit, bei der zweiten und dritten Datenbank ging die Erstellung sogar noch etwas schneller“, erinnert sich Beate Paulus.

Kein Problem: Datenbank mit Sonderwunsch

Damit stehen der PRpetuum GmbH heute drei zentrale, aber von verteilten Arbeitsplätzen verfügbare Archivdatenbanken zur Verfügung, in der gleichzeitig die laufenden Prozesse abgebildet werden können. Die Datenbank für die Publikationen wurde über die Archivierung der Druckdaten in den anderen beiden Datenbanken hinaus mit einer speziellen Ampelfunktion ausgestattet, die eine Kontrolle des aktuellen Lagerbestands der Publikationen ermöglicht. Wenn die Ampel 'rot' zeigt, ist der Bestand soweit gesunken, dass akuter Handlungsbedarf besteht. Das bedeutet: Die Broschüre muss nachgedruckt bzw. es sollte entschieden werden, ob die jeweilige Publikation inhaltlich aktualisiert werden muss. „Die Ampelfunktion war unsere Idee“, erzählt Beate Paulus. „datenbanken24.de hat diese grafische Aufarbeitung der Meldebestände dann umgesetzt und zudem Workflow und Layout unseren Vorstellungen entsprechend angepasst.“

Einfachste Handhabung

Die Konfigurationen der Datenbank-Lösung erfolgt in einer intuitiv gestalteten Managementumgebung. So kann man Änderungen auch ohne IT-Vorwissen durchführen: im Sicherheitsbereich, bei der Benutzerverwaltung, bei der Anlage der Datengrundlagen und bei möglichen grafischen Adaptionen. „Die Lösung ist auch hier sehr logisch und nachvollziehbar angelegt“, sagt Beate Paulus. „Nach einer kurzen ‚Eingewöhnung’, erklären sich die Funktionen von selbst.“ Auch deshalb hat die PRpetuum GmbH den Support bis heute nur in der Anfangsphase nutzen müssen. „Der Support war dabei so, wie er auch bei anderen Dienstleistungsanbietern sein sollte: schnell, an den Bedürfnissen des Kunden orientiert, flexibel, kompetent und freundlich.“ Und Beate Paulus fügt hinzu: „Gerade weil wir keine ‚Datenbankprofis’ sind, war uns das Gefühl wichtig zu wissen, dass wir im Zweifelsfall auf ein kompetentes und rund um die Uhr verfügbares Team zurückgreifen können.“

Eine einfache Handhabung bietet die Lösung aber nicht nur in der Konfiguration, sondern auch den Endnutzern: „Ich habe meine Kollegen und das Team beim Kunden mit den Datenbanken vertraut gemacht“, berichtet Beate Paulus. „Das bereitgestellte Handbuch hat mir dabei gute Dienste geleistet. Gerade die Tatsache, dass ich die ‚Schulung’ der Nutzer selber durchführen konnte, spricht für die Benutzerfreundlichkeit der Datenbanklösung.“

Zufriedene Kunden durch eine leistungsstarke Datenbank

Die drei Internet-Datenbankenlösungen ermöglichen - auch über verteilte Arbeitsplätze hinweg - einen allseitigen und einfachen Zugriff auf die Medieninhalte und Prozesse. „Damit lassen sich eine Menge Serviceleistungen realisieren“, sagt Beate Paulus. „Ich denke da zunächst an die Nutzung zu Archivierung oder für interne Online-Bibliotheksfunktionen. Eine derartige Datenbanklösung bietet eine solide, günstige und intuitiv handhabbare Basis für eine strukturierte Archivierung, durch die auch einem größeren Personenkreis – gleich ob in unterschiedlichen Firmen oder an unterschiedlichen Standorten – ein schneller Zugriff auf die für einen reibungslosen betrieblichen Ablauf nötigen Daten ermöglicht wird.“