Personalplanung: Gut gerüstet für die Zukunft

von Andrew Simmons

Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital jedes Unternehmens und bilden die Basis für den Erfolg. Was aber, wenn Arbeitnehmer aufgrund von Schwangerschaft oder Krankheit ausfallen oder das Rentenalter erreichen? Sie hinterlassen nicht nur als Persönlichkeit in der Belegschaft eine große Lücke, sondern sind für das Unternehmen auch ein Wissensträger, der nicht einfach durch einen neuen Mitarbeiter zu ersetzen ist. Daher müssen sich Unternehmen frühzeitig mit einer strukturierten Nachfolgeplanung befassen.

Von Andrew Simmons

Inhaltsübersicht:

• Am Anfang steht der Überblick
• Mehr als nur ein Organigramm
• Immer auf dem neuesten Stand

Die Nachfolgeplanung ist ein Konzept, um Mitarbeiter für die Übernahme einer bestimmten Stelle zu identifizieren und sie auf diese Position vorzubereiten. Dafür ist es zu allererst notwendig, die Informationen über das Personal entsprechend zu organisieren und zu strukturieren. Bereits ab einer Unternehmensgröße von über einhundert Mitarbeitern ist das ohne maschinelle Unterstützung ein aufwändiges Unterfangen. Hier bietet sich der Einsatz einer Software für das Personaldatenmanagement an.

Am Anfang steht der Überblick

Bevor mit der wirklichen Personaleinsatzplanung begonnen werden kann, müssen sich Führungskräfte einen Überblick über die Belegschaft verschaffen. Dabei sollte zum einen übersichtlich dargestellt werden, welche Positionen die einzelnen Mitarbeiter bekleiden und wie diese Positionen in Beziehung zueinander stehen. Zum anderen sollten diese Informationen mit Daten zu besonderen Talenten oder beruflichen Zielen jedes Einzelnen in Verbindung gesetzt werden. Denn für die Bestimmung von Nachfolgeregelungen spielen auch die Ambitionen und Wünsche der Mitarbeiter eine wichtige Rolle.

Die grundlegenden Informationen sind im Regelfall bereits im Unternehmen vorhanden. Nur sind sie für eine effiziente Planung nicht entsprechend strukturiert und aufbereitet oder befinden sich unter Umständen in verschiedenen HR-Systemen. Das kann zum Beispiel aufgrund von erst kürzlich stattgefundenen Fusionen und Übernahmen der Fall sein. Daher müssen die Daten im ersten Schritt harmonisiert und visuell aufbereitet werden. Mit ‚OrgPublisher for SAP solutions’ kann der Anwender auf SAP und andere HR-Systeme, Excel-Sheets, Word-Dokumente oder auch auf zusätzliche leistungsrelevante Daten, zum Beispiel aus Provisionssystemen, zugreifen.

Über einen Wizard werden einmalig die relevanten Felder aus den Masken oder Infotypen festgelegt und automatisch der Schnittstelle übergeben. Hierbei unterstützt das System mit vordefinierten Feldern. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Informationen im Personalssystem hinterlegt sind. Für die grundlegende Nachfolgeplanung werden dabei Angaben wie Name, Geburtsdatum, Position, Eintritt, Alter, Qualifikationen, Bildungsdaten sowie deren entsprechende Bewertung benötigt.

Mehr als nur ein Organigramm

Zusätzlich zur Definition der benötigten Informationen wählt der Anwender in der Schnittstelle zu SAP auch das Ausgabeformat. Wie in klassischen Organigrammen werden die Planstellen und Hierarchien im Unternehmen im Stile einer Aufbau- oder Projektorganisation visualisiert. Dabei können die Daten beziehungsweise die Organigramme in Form von Listen, in einer Baumstruktur oder als Zusammenfassungsansicht angezeigt werden. Profil- und Gruppenansichten ermöglichen die detaillierte Betrachtung einzelner Personen beziehungsweise vom Anwender definierter Gruppen.

Im nächsten Schritt können die gesammelten Informationen über einen Mitarbeiterpool oder das firmeninterne Intranet der ganzen Belegschaft zur Verfügung gestellt werden. Die Vergabe von Zugriffsrechten regelt dabei genau, wer welche Daten in welcher Darstellungsform einsehen darf. Durch die Veröffentlichung der Organigramme erhält jeder Mitarbeiter Einblick in seine Position und Rolle im Unternehmen sowie eine Übersicht der verschiedenen Abteilungen und entsprechender offener Stellen für seine ganz persönliche Karriereplanung.

Aufbauend auf den übersichtlich dargestellten Unternehmensstrukturen können die Führungskräfte mit der eigentlichen Planung beginnen. Zum Beispiel lassen verschiedene Möglichkeiten nach dem „Was wäre wenn“-Prinzip durchspielen. Da eine Person unter Umständen für verschiedene Positionen in Frage kommt, werden mehrere potenzielle Nachfolger je Stelle angezeigt. Wird eine Position frei, können die Varianten mit jedem dieser Nachfolger durchgespielt und die Auswirkungen auf andere Bereiche analysiert werden.

Immer auf dem neuesten Stand

Nachfolgeplanung ist ein kontinuierlicher Vorgang, denn die Belegschaft eines Unternehmens ist einem ständigen Wandel unterzogen. Durch Unternehmenswachstum, Fusionen und Übernahmen, Neuzugänge oder das Ausscheiden von Mitarbeitern verändern sich die Strukturen immer wieder. Ebenso variieren die Wünsche und Ziele sowie die relevanten Ausbildungsmerkmale der Mitarbeiter. Daher ist es essenziell, dass die Organigramme als Planungsgrundlage stets aktuell und korrekt sind. Sie stellen zudem ein wichtiges Kriterium zur Erfüllung von Richtlinien, wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II, dar.

„Wirkliche Nachfolgeplanung findet meist erst ab einer Unternehmensgröße von fünfhundert Mitarbeitern statt“, berichtet Michael Krause, Geschäftsführer der HR Service & Consulting GmbH aus Duisburg. „Sie hilft aber auch bei den grundlegenden Fragen der Personaleinsatzplanung. Zum Beispiel wenn es darum geht, wie sich die Struktur eines Unternehmens im Laufe der kommenden Jahre verändern wird. Oder wann Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, für die es keinen Ersatz gibt.“ Unternehmen, die sich frühzeitig mit einer gezielten Nachfolgeplanung befassen, haben daher für die Zukunft einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Der Grund: Sie entwickeln eine Lebensader optimal ausgebildeter und auf die Zukunft ausgerichteter Mitarbeiter. Ein HR-Tool vereinfacht die Planung und leistet dadurch einen wichtigen Beitrag zur Zukunftssicherung des Unternehmens.