Trennungsgespräche professionell geführt

von Angela Kämper-Laube

In der gegenwärtigen konjunkturellen Situation schwebt die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes wie ein Damoklesschwert über den Köpfen der Arbeitnehmer. Doch auch die Führungskräfte stehen oft vor einer heiklen Aufgabe: Wird ein Mitarbeiter entlassen, müssen sie das Trennungsgespräch führen. Lesen Sie im Folgenden wie man grundlegende Fehler durch intensive Vorbereitung auf ein solches Gespräch vermeiden kann.

Von Angela Kämper-Laube

Inhaltsübersicht:

• Was sind Trennungsgespräche?
• Ängste - ein Tabu bei Führungskräften
• Ziele von "anders" geführten Trennungsgesprächen
• Kosten unprofessioneller Trennungen
• Wer führt das Kündigungsgespräch?
• Dynamik von Trennungsprozessen - Krisen im Unternehmen
• Inhalte eines professionellen Trennungsgesprächs
• Trennungskultur - ein Organisationsentwicklungsprozess

 

Die Situation gehört für jede Führungskraft

zum Berufsalltag: Ein Mitarbeiter muss gehen. Doch nicht nur

bei Kündigung, sondern auch bei Fusion, Auflösung

von Teams, Verrentung, Wechsel in eine andere Abteilung oder

Tod von Mitarbeitern taucht das Thema Verlust auf. Ein Trennungsgespräch

ist unvermeidlich. Und geprägt von Gefühlsreaktionen.

Hier wird deutlich, wie eine Führungskraft mit den eigenen

Emotionen sowie denen anderer umgehen kann. Der Artikel beleuchtet

das Kernstück eines Trennungsprozesses: das Kündigungsgespräch.

 

 

 

 

 

Was sind Trennungsgespräche ?

 

 

Fragen wie:

• Warum ist es wichtig, bei einer Trennung einen „besseren“

Weg zu gehen?

• Ist doch egal, wie trennen, Hauptsache trennen!

 

• Für wen ist die Trennung wichtig, für den

Arbeitnehmer oder das Unternehmen?

• Die Trennung verläuft doch sowieso wie das Arbeitsverhältnis

war.

• Was bringt mir eine Unterstützung?

 

sind nur eine kleine Auswahl von Vermeidungsstrategien, sich

dem Thema nicht stellen zu müssen. Führungskräfte

verstecken sich oftmals hinter den genannten Argumenten. Doch

ein menschliches und verständliches Verhalten nur in

der Situation des Trennungsgesprächs zu zeigen, ist wenig

hilfreich.

Bevor man sich mit dem Trennungsgespräch beschäftigt,

sollte man die eigenen Muster im Umgang mit Verlusten kennen

lernen.

Erst danach kann mit dem ‚Wie’ eines solchen Gesprächs

begonnen werden:

 

• Fünf Basisfragen

• Erste Sätze

• Begrüßung , Abschied

• Trennungsbegründung

 

Dabei sollte man unterscheiden, ob es sich um verhaltensbedingte

oder betriebsbedingte Kündigungen handelt. Bei verhaltensbedingten

Entlassungen ist die Begründung aus der Personalakte

ersichtlich. Bei betriebsbedingten Kündigungen ist es

notwendig, das Trennungsgespräch mit einer schlüssigen

Erklärung vorzubereiten.

 

Ängste - ein Tabu bei Führungskräften

 

Wie die Erfahrung aus Coaching - Gesprächen, Begleitungen

bei Veränderungsprozessen und Trainings zeigt: Führungskräfte

erkennen ihre Ängste kaum und können sie somit auch

nicht artikulieren. Dazu gehört auch die Angst vor der

Situation „Trennungsgespräch“. Hier geht

es um:

 

• die eigene Glaubwürdigkeit

• Gesichtsverlust, vor allem bei den im Unternehmen

verbleibenden Mitarbeitern

• Konfrontation mit Gefühlsausbrüchen

• Trennung trotz positiver Unternehmensentwicklung.

 

 

 

 

Dabei gibt es unterschiedliche Grundhaltungen:

• den Mechanismus des Verdrängens

• ein aggressiver Umgang in der Gesprächsführung

oder

• der „Kompromisse“ Finder.

 

 

Ziele von "anders" geführten Trennungsgesprächen

 

Eine weitere Gruppe, die zu berücksichtigen ist, sind

die im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter. Aspekte wie

• Wie wird Kündigung im Unternehmen kommuniziert?

• Werden die „Gerüchteküche“ und

ihre wirtschaftlichen Folgen wahrgenommen?

 

• Wann wird ein Kündigungsgespräch geführt?

• Wer führt das Gespräch?

sind für sie jetzt besonders wichtig.

 

 

Kosten unprofessioneller Trennungen

 

 

Durch Trennungstrauma (auch bei den Verbliebenen), innere

Kündigung, Motivationsloch, Gerüchteküche,

schlagartiger Zusammenbruch von Beziehungsstrukturen werden

indirekte und versteckte Kosten verursacht.

Die gekündigten Mitarbeiter reagieren unterschiedlich

auf die Trennung. Die Verhaltenspalette rangiert von nicht

wahrhaben wollen bis zum Zusammenbruch. Auch dabei entstehen

versteckte Kosten, wenn das Unternehmen die erbrachten Leistungen

nicht würdigt. Denn hier beginnt die „Negativkommunikation

über die Kündigung“. Die kann wiederum bei

den im Unternehmen Verbleibenden zu den beschrieben Reaktionen

führen.

 

Wer führt das Kündigungsgespräch?

 

Trennungsgespräche sollten nach Möglichkeit nicht

von dem direkten Vorgesetzten geführt werden, sondern

von der nächst höheren Führungskraft. Das bedeutet:

Die direkten Vorgesetzten bleiben als Ansprechpartner für

den emotionalen Prozess erhalten. Sie nehmen nicht die Rolle

des „Bösewichts“ ein.

 

Dynamik von Trennungsprozessen - Krisen im Unternehmen

Bei Trennungen gibt es vier Phasen:

 

• die „So ist es jetzt Phase“. Hier hat

jeder seinen Platz, seine Rolle und seine Aufgabe. Dies ist

auch die Entscheidungsphase, ob und welche Trennungen es geben

wird.

 

 

• die Veränderungsphase. Hier finden Kündigungen,

Trennungen, Fusionen statt. Das gesamte sich verändernde

System wird durcheinander gewürfelt.

 

 

• die Konsolidierungsphase. Hier entwickeln sich neue

Strukturen und Prozesse. Es findet eine Beruhigung statt.

 

 

• die Zeit, in der alles läuft. Alle haben wieder

einen Platz, jeder kennt seine Aufgabe und Rolle. In dieser

Phase ist es wichtig, Führungskräfte und Mitarbeiter

zu unterstützen.

 

Inhalte eines professionellen Trennungsgesprächs

 

Zunächst ist zu klären, wer die Gespräche

führt. Ebenfalls entscheidend ist das „Wann“.

Ein Trennungsgespräch sollte nie auf einen Freitag fallen.

Denn ein Gekündigter braucht die Führungskraft als

Ansprechpartner. Zumindest sollte die Möglichkeit dazu

eingeräumt werden. Denn das Kündigungsgespräch

dauert meist nur fünf Minuten.

Der Ort des Gesprächs sollte so gewählt werden,

dass beide Gesprächspartner sich sicher fühlen.

Im Gespräch selbst werden alle Inhalte, die arbeitsrechtlich

geklärt sind, aufgeführt.

 

Trennungskultur - ein Organisationsentwicklungsprozess

 

Ein wichtiger Aspekt nach dem Trennungsgespräch: Die

Veränderung, die in einer Organisationseinheit durch

die Kündigungen entsteht, sollte begleitet werden. Dies

kann extern geschehen oder intern durch die Personalentwicklung.

In dieser Phase entscheidet sich, wie es weiter geht. Man

kann sie auch als „Chaosphase“ bezeichnen. Wenn

Mitarbeiter sich hier uninformiert, allein gelassen oder gar

getäuscht fühlen, dauert es lange, um wieder in

die Konsolidierungsphase zu kommen. In dieser Zeit werden

auch die Weichen für die Zukunft gestellt: Neue Ziele

werden gesteckt, die man im nächsten Schritt umsetzt.

Struktur und Unterstützung sind hier unumgänglich.

Denn jetzt werden Motivation, innere Haltung sowie Werte geprägt.