Zeugnisse oder Arbeitsverträge per Mausklick

von Peter Endress

Die Prozesse der Personalverwaltung kosten viel Zeit - eine große Belastung vor allem für Führungskräfte, die mit ihren eigentlichen Aufgaben ohnehin mehr als genug zu tun haben. Am Beispiel des Self-Service-Personalsystems "ePeople" von DaimlerChrysler wird ein Personalmanagement-System vorgestellt, das Führungskräfte entlastet und die Produktivität steigert.

Von Peter Endress

Inhaltsübersicht:

• Von umständlichen Vorgängen entlastet
• Individuelle Lösungen

Die Prozesse der Personalverwaltung kosten viel Zeit. Eine große Belastung vor allem für Führungskräfte, die mit ihren eigentlichen Aufgaben ohnehin mehr als genug zu tun haben. Das IT-Beratungshaus Cromwell AG aus Zürich hat ein neues Personalmanagement-System entwickelt und realisiert, das Führungskräfte entlastet und die Produktivität steigert. Das auf moderne Human-Capital-Lösungen spezialisierte Unternehmen blickt auf umfangreiche Erfahrungen bei der Einrichtung neuartiger Personalmanagement-Lösungen zurück, so etwa beim Self-Service-Personalsystem "ePeople" von DaimlerChrysler.

Das Personalmanagement-System "ePeople" wurde im Jahr 2003 zuerst im DaimlerChrysler-Werk Untertürkheim und in der Stuttgarter Zentrale in Dienst gestellt und läuft seitdem reibungslos. Ende 2004 wurde der Roll-out in allen deutschen Standorten abgeschlossen. Damit arbeiten rund 15.000 betriebliche Vorgesetzte und 170.000 Mitarbeiter mit den Self-Service-Modulen von "ePeople". Zugang haben die Führungskräfte und Mitarbeiter über ein Portal, das alle E-Business-Aktivitäten bündelt. Langfristig plant DaimlerChrysler, alle Mitarbeiter weltweit über ein Portal miteinander zu vernetzen.

Von umständlichen Vorgängen entlastet

War die Erstellung eines Arbeitszeugnisses früher eine zeitintensive und ungeliebte Aufgabe, können heute qualifizierte Zeugnisse binnen Minuten erstellt werden. Der Vorgesetzte klickt auf einer Maske mit Bewertungskriterien lediglich den jeweils zutreffenden Wert auf einer Skala von 0 bis 5 an. Anschließend wird das Zeugnis vollautomatisch mittels Textbausteinen erstellt, wobei individuelle Anpassungen jederzeit möglich sind. Abschließend wird das fertige Zeugnis durch den Personalbereich geprüft, unterschrieben und dem Mitarbeiter überreicht.

Der Zeugnismanager ist jedoch nur eine von rund 60 Funktionen, die den Führungskräften zur Verfügung stehen. Nur ein Beispiel aus der Praxis ist die Bearbeitung von Bewerbungen. Die komplette Bewerberabwicklung erfolgt nun online im Personalsystem. Vorgesetzte mit Personalbedarf oder Personalverantwortliche erstellen in dem Modul Ausschreibungen, durchsuchen vorhandene Bewerbungen nach speziellen Kriterien oder terminieren Gespräche. Bewerberdaten sind für den Eintritt sofort verfügbar.

Bei DaimlerChrysler werden die Bewerberdaten zum Beispiel direkt über die Homepage im Personalsystem "ePeople" erfasst. Damit stehen sämtliche Daten von Ausbildung bis Zeugnis, von Adresse bis Wehrdienst für die Bearbeitung zur Verfügung. Der Vorteil: Die Daten können durchgängig bearbeitet werden. Von der Ausschreibung über das Screenen bis hin zur Durchführung der Einstellung.

Eng verknüpft mit dem Bewerbermanagement ist ein ergänzendes Modul, mit dem sich standardisierte Dokumente, Briefe und sogar Verträge aufsetzen lassen, die zur Bearbeitung von Bewerbungen und Einstellungen nötig sind. Das führt nicht nur zur Entlastung von Führungskräften, sondern auch der Personalverwaltung. Der Fachbearbeiter wählt die Inhalte einfach aus verschiedenen Typen und Textbausteinen aus. Nachträglich kann er diese problemlos individuell ergänzen und verändern. Schon ist das Dokument fertig.

Individuelle Lösungen

Grundlage dieses Personalmanagement-Systems ist die Human-Resources-Anwendung von PeopleSoft. Eine Standardsoftware, die dem Anwender jedoch größte Flexibilität bietet. Die PeopleSoft-Lösung lässt sich auf individuelle Anforderungen anpassen und später upgraden. So erweiterten die Cromwell-Berater beispielsweise den Security Standard in PeopleSoft, um eine differenzierte Zugriffssteuerung zu ermöglichen: Nur ausgewählte Bearbeiter haben Zugriff auf bestimmte Anwendungen.

In jedem Unternehmen erfordert die Einführung eines solchen Systems umfangreiche Vorbereitungen. Bevor die neuen Module überhaupt entwickelt und realisiert werden können, müssen alle nötigen Geschäftsprozesse analysiert, redesigned und dokumentiert werden. Insgesamt wurden bei DaimlerChrysler circa 200 Prozesse verschiedener Geschäftsbereiche dokumentiert. Im Anschluss glich das Team mit Unterstützung der Cromwell-Berater die Prozesse mit dem Systemstandard ab, um eventuellen Anpassungsbedarf und das künftige Look and Feel zu dokumentieren. Ferner wurden alle technischen Voraussetzungen analysiert, die zur technischen Umsetzung nötig waren. Danach konnten die kundenspezifischen Module entwickelt und die notwendigen Schnittstellen angepasst werden. Technische Spezialisten analysierten daraufhin die Altsysteme und bereiteten durch die Erstellung komplexer Regelwerke eine Migration in die neue Systemumgebung vor.