Fachbeiträge
Wissensmanagement bei der Deutschen Post World Net
Investoren und Analysten fordern, dass unternehmensrelevante Informationen über die Deutsche Post World Net (DPWN) umfassend, verständlich und zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Der Zentralbereich Investor Relations sorgt dafür, dass der Kapitalmarkt mit diesen Informationen in höchster Qualität versorgt wird. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass alle Kommunikatoren mit einer Stimme sprechen. Der Bereich Investor Relations sah in dieser Grundvoraussetzung einen klassischen Ansatzpunkt für das Wissensmanagement, in dem ein zentrales elektronisches Abteilungsgedächtnis und dazugehörige Wissensprozesse geschaffen wurden.
Von Dipl. Wirt.-Inf. Jörg Trojan
Inhaltsübersicht:
Die Deutsche Post World Net (DPWN) zählt zu den größten und leistungsfähigsten Logistikanbietern weltweit. Neben dem globalen Brief-, Express- und Logistikservice bietet die DPWN mit ihren 380.000 Beschäftigten ein vielfältiges Angebot an Finanzdienstleistungen. Gerade der Zentralbereich Investor Relations muss permanent über die neuesten Entwicklungen am Kapitalmarkt im Bilde sein. Um dies gewährleisten, wurde ein zentrales Wissensmanagement implementiert.
Wissensmanagement bei der DPWN
Über das elektronische Abteilungsgedächtnis haben alle Mitarbeiter des Zentralbereichs ständigen Zugriff auf alle Informationen, welche sowohl die Kontakte im Kapitalmarkt als auch die Informationen über den Konzern betreffen.
Das elektronische Abteilungsgedächtnis besteht aus einem Content-Management-System (CMS) und einem Document-Management-System (DMS). Über einen definierten Prozess der Wissensbewahrung und -weitergabe werden Dokumente gesammelt, bewertet und verfügbar gemacht.
Erfolgsgeheimnis Mitarbeitermotivation
Bei der Implementierung des neuen Systems wurde großen Wert darauf gelegt, eine hohe Mitarbeitermotivation zu gewährleisten. Bei allen Tätigkeiten im Rahmen dieses Prozesses sind die Mitarbeiter aufgefordert, zunächst an das CMS und DMS zu denken. CMS/DMS FIRST wurde daher zum Leitsatz des Wissensverarbeitungsprozesses bei Investor Relations.
Das Projekt wurde im Jahr 2003 durchgeführt und von allen Mitarbeitern angenommen. Die erfolgreiche Einführung von Wissensmanagement kann zum einen auf die konsequente Einbeziehung aller Mitarbeiter bei der Gestaltung des Prozesses und der Systeme zurückgeführt werden. Aber auch die rasche Einsicht der Mitarbeiter, dass die neue Arbeitsweise die eigenen Aufgabenerfüllung optimiert, förderte die Projektumsetzung.
Als technische Basis für das System wurde von der DP-ITS, einer Tochter der DPWN, der Microsoft Sharepoint Portal Server nach genauen Vorgaben des Projektteams aus Investor Relations angepasst.
Fazit
Insgesamt nutzen derzeit rund 20 Mitarbeiter das Abteilungsgedächtnis im Bereich Investor Relations der Deutschen Post World Net intensiv als Informationsquelle. Die meisten Mitarbeiter stellen aktiv neue Dokumente ein, wodurch pro Woche ca. 30 neue Dokumente in das System eingespeist werden. Bei diesen Dokumenten handelt es sich um Kerndokumente, welche für die Aufgabenerfüllung von besonderer Bedeutung sind. Alle Mitarbeiter werdne so zeitnah, umfassend und gleichzeitig informiert. Die Verantwortlichen des Bereichs Investor Relations bewerten die Einführung von Wissensmangement damit insgesamt als Erfolg.
Für die Qualität des entwickelten Lösungskonzeptes mit seinem Wissensprozess und den Anforderungen an die IT spricht, dass dieses von anderen Bereichen, die ebenfalls viele Informationen für viele Mitarbeiter zeitnah zugänglich halten müssen, übernommen wurde. So ist beispielsweise die Presseabteilung der DPWN und der Bereich Investor Relations der Postbank AG im Begriff das Konzept umzusetzen. Weitere Multiplikationen innerhalb des Konzerns sind denkbar.
