Geht nicht? Geht doch! Collaboration Software in weniger als 10 Minuten einführen.

von Dr. Jens-Uwe Meyer

In Zeiten der Corona-Krise brauchen Unternehmen vor allem eines: Die Möglichkeit, schnell und einfach mit der digitalen Zusammenarbeit zu starten. Doch die Einführung von Collaboration Software war bislang aufwändig. Monatelange Implementierungsprojekte und hohe Investitionen waren erforderlich. Eine neue Generation von Software macht das überflüssig und erlaubt es Unternehmen, sofort kostenlos zu starten.

Inhaltsübersicht:

• Digitale Zusammenarbeit: Ein ständiger Kampf gegen das Chaos
• Was den Einsatz von Collaboration Software bislang so schwer machte
• „Was nichts kostet, kann nichts taugen“ – oder doch?
• Wie Sie Kollegen und Kolleginnen für neue Tools begeistern

Digitale Zusammenarbeit: Ein ständiger Kampf gegen das Chaos

In der aktuellen Situation zerfällt die Wirtschaft in zwei Teile: Die einen Unternehmen erleiden große Einbrüche bei der digitalen Zusammenarbeit, die anderen arbeiten weiter als sei nichts geschehen. Die einen versinken im Chaos, die anderen haben Strukturen geschaffen, bei denen es fast schon egal ist, wer von wo aus arbeitet. Letztere haben verstanden, dass die digitale Zusammenarbeit anders ist als die analoge. So ist es viel schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, wer was gerade tut.

Der Austausch über WhatsApp-Gruppen oder Dienste wie Slack und Zoom funktioniert schnell und einfach, hat jedoch einen gravierenden Nachteil: Informationen werden blitzschnell ausgetauscht, doch genauso schnell gehen sie wieder verloren. Wie ist nochmal der Stand in Projekt X? Wer arbeitet gerade an Aufgabe Y? Wo sind die Informationen zu Arbeitspaket Z?

Hier braucht es eine zweite Art von Collaboration Tools: Kollaborationssoftware, mit der die Zusammenarbeit strukturiert und organisiert werden kann.

• Alle Arbeitspakete und Aufgaben werden in einfachen Prozessen und Abläufen abgebildet.
• Nutzer*innen haben - abhängig von ihren Rechten auf der Plattform - einen ständigen Überblick über den Stand aller Projekte im Unternehmen.
• Blog-Funktionen erlauben eine effiziente interne Kommunikation über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Diese strukturierte Form der Zusammenarbeit erfordert eine größere Disziplin bei allen. Doch die Erfolge stellen sich schnell ein. Schon nach wenigen Tagen ist der Kampf gegen das Chaos aus WhatsApp-Nachrichten, E-Mails mit Anhängen und Themen, die mal schnell im Zoom-Meeting besprochen wurden, gewonnen.

Was den Einsatz von Collaboration Software bislang so schwer machte

Diese Art der strukturierten Zusammenarbeit ist für viele Mitarbeitende neu. Aber das ist nicht der Hauptgrund dafür, dass es in der Vergangenheit oft Monate dauerte, bis Projekte erfolgreich waren. Software war schlicht und ergreifend nicht schnell verfügbar. Unternehmen mussten zudem oft hohe Anfangsinvestitionen tätigen, bevor sie loslegen konnten.

Ein Grund, warum sich Tools wie der Messenger-Dienst Slack und das Online-Konferenztool Zoom so schnell durchgesetzt haben, ist ihre sofortige Verfügbarkeit. Unternehmen können innerhalb weniger Minuten mit der Zusammenarbeit starten. Und sie können diese Tools erst einmal kostenlos nutzen - ohne lange Implementierungen und ohne Anfangsinvestitionen.

Die Innolytics Collaboration Software folgt dieser Logik: Eine Basisversion, die für bis zu 50 Nutzer*innen dauerhaft kostenlos ist. Ohne Beschränkungen und ohne zeitliche Limits. In der Premium-Version sind mehr Nutzer*innen zugelassen, es eröffnen sich zahlreiche weitere Features. Und in der Enterprise-Version wird die Plattform an die internen Ablaufprozesse im Unternehmen angepasst.

Unter www.innolytics.de/collaboration-software/ können sich Unternehmen eine eigene Plattform anlegen. Die Plattform ist in weniger als 2 Minuten verfügbar, durch eine interaktive Online-Akademie werden Nutzer*innen schnell eingeführt. Die Einladung von Kollegen und Kolleginnen ist denkbar einfach: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eingeben, fertig.

Diese neue Generation von Software Tools macht es Unternehmen möglich, schnell und einfach mit der digitalen Zusammenarbeit zu starten. Und auszuprobieren, wie sich Tools in der täglichen Zusammenarbeit anfühlen.

„Was nichts kostet, kann nichts taugen“ – oder doch?

Das so genannte "Freemium-Modell" hat seinen Ursprung in den USA. Viele etablierte Software-Anbieter vor allem im deutschsprachigen Raum haben dieses Geschäftsmodell lange ignoriert. Das hatte einen Grund, denn die Kunden waren skeptisch. "Was nichts kostet, kann nichts taugen" - diese Denkweise ist nach wie vor weit verbreitet. Vor allem auf Seiten der Hersteller. "Premium-Produkte brauchen einen Premium-Preis. Basta!"

Dabei sind Kunden schon lange einen Schritt weiter. Nicht umsonst haben Unternehmen wie Zoom aktuell Hochkonjunktur. Kunden legen einfach los, probieren Dienste aus und wechseln in die Premium-Versionen, wenn es ihnen gefällt. Kostenlos taugt doch etwas.

Die Anbieter von Freemium-Modellen verdienen ihr Geld am Ende natürlich mit den kostenpflichtigen Versionen. Diese müssen entsprechend attraktive Features haben. So beinhaltet die Innolytics-Software beispielsweise Module wie Wissensmanagement-Software und Ideenmanagement-Software. Auch können Workflows wie beispielsweise ein Kundenbeschwerde-Management, Technologiemanagement oder agiles Projektmanagement problemlos entwickelt und jederzeit angepasst werden.

Die Innolytics Collaboration Software bietet Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit, mit der digitalen Zusammenarbeit zu starten.

Wie Sie Kollegen und Kolleginnen für neue Tools begeistern

Mit der Einführung von Collaboration Software ist es letztlich wie bei allen Dingen im Unternehmen. Es braucht jemanden, der oder die andere mitreißt. Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist deshalb die Lust aufs Ausprobieren. Letztlich ist ein Collaboration Tool nichts weiter als ein Werkzeug. Und genau wie bei einer Bohrmaschine entscheiden letztlich die Nutzer darüber, ob dieses Werkzeug nur sinnlos in der Ecke herumliegt oder täglich genutzt wird.

Die digitalen Möglichkeiten, Neues auszuprobieren, sind vorhanden. Jetzt braucht es nur noch Menschen in Unternehmen, die die digitale Entdeckungsreise starten. Und hier teilen sich Unternehmen wieder einmal in zwei Kategorien auf: Die einen, bei denen Mitarbeiter*innen warten, bis die Führungsetage eine Lösung vorgibt. Und die anderen, bei denen engagierte Teile der Belegschaft einfach starten, Dinge ausprobieren und andere mitreißen.

Mit der Innolytics Collaboration Software können Sie Ihre Entdeckungsreise jetzt starten: www.innolytics.de/collaboration-software/